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Aprender a utilizar Hojas de Cálculo

Este es el material de apoyo de un curso para utilizar software de hojas de cálculo en el trabajo diario. El curso busca dar las competencias básicas para utilizar el software, orientado especialmente al manejo de datos (texto y números) y la toma de decisiones.

Objetivos

  • Entender cómo organizar información en Tablas
  • Utilizar eficientemente datos que están en tablas
  • Utilizar software de gestión de hojas de cálculo

Clases

  1. Introducción a las hojas de cálculo
    • ¿Qué es una hoja de cálculo?
    • ¿Para qué sirve? Para tomar decisiones
    • ¿Cómo tomo decisiones?:
      • Haciendo Cálculos
      • Organizando datos
    • Software de Gestión de Hojas de Cálculo
    • Conceptos Básicos:
      • Filas, columnas, celdas
      • Celda: Nombre, Valor y Formato
      • Rangos de Celda
      • Hojas y libros (el archivo)
    • Usar Fórmulas
      • Vincular Celdas (B1 = C2)
      • Operaciones (B1 = A1 + A2 / A5)
      • Arrastrar Fórmulas:
        • Referencia Absoluta ($A$1) y Relativa (A1)
        • Comprobar (colores en origen de las fórmulas)
    • Trabajo con Varias Hojas:
      • Añadir/Mover/Copiar/Borrar
      • Vinculos entre Hojas
  2. Usar Funciones
    • Conceptos Básicos:
      • Nombre y Argumentos: B1 = SUMA(B1;B2;B3)
      • Listado de Funciones (o Insertar ... Función)
      • Condiciones (para algunas funciones): "28", "ABC", "> 28" , F4 / 3, etc
    • Revisar la Ayuda de una función (por ejempo esta):
      • Leer qué hace (cuenta números en celdas)
      • Entender la Sintaxis (CONTAR(ref1;ref2;...))
      • Probarla (refX es una celda o un rango)
    • Para Probar:
    • Funciones para revisar
    • Errores en Funciones: NAME, VALUE, REF, etc
    • Más de una función (se puede): B1 = FUNC_1(A1:A2) + FUNC_2(B3;FUNC_3(B8;B9;B10))
  3. Hojas de Cálculo por Internet (Ofimática Web)
    • Lo básico (Servicios GDocs o Zoho):
      • Crear Nuevo ... Hoja de Cálculo
      • Menú y Funcionalidad Similar (¿notas la diferencia?)
      • Archivo y Formatos: Abrir / Importar / Descargar
    • La Ventaja Internet:
      • Comunicar: Publicar como Página Web (URL)
      • Compartir: Enviar URL o Definir acceso (ver y/o editar)
    • Aspectos de Privacidad y Seguridad
    • Formularios (Recoger Datos):
      1. Crear Nuevo ... Formulario (Form)
        • Título / Descripción / Confirmación
        • Preguntas y Opciones de Respuesta (texto, lista, rangos, párrafos, etc)
      2. Publicar Formulario (Enviar URL)
      3. Responder a Formulario: URL + responder (datos en hoja de cálculo)
    • Fácil: Crear un Formulario con GDocs (Video 4m:51s)
  4. Funcionalidad Avanzada:
    • Definir nombres para celdas o rangos
    • Definir Formato Condicional sobre celdas
    • Trabajo con Varios Archivos:
      • Vínculos entre Archivos (con mucho cuidado)
      • Copiar / Mover Hojas entre Archivos
      • Importar/Exportar Archivos (csv y formatos)
    • Uso de Gráficos:
      • Rango de Datos: celdas con valores y nombres de columnas
      • Tipo de Gráfico: Barras, Circulos, Tendencias ...
      • Elementos del Gráfico: Titulo Principal y de Ejes, Leyenda, Valores Series ...
    • Encontrar Valor Destino a una fórmula:
      • Celda Fórmula
      • Valor Destino
      • Celda Variable
    • Uso de la Ayuda:
      • Ayuda del Software (indice, según palabra, y funciones)
      • Internet
      • Personas
  5. Gestionar Bases de Datos
    • ¿Que es una Base de Datos? En nuestro contexto: BD = Tabla
    • Estructura de una BD/Tabla: Encabezado y Cuerpo
    • Usar Filtros
      • Conceptos Básicos:
        • Rango
        • Criterios (campo y condición)
      • Autofiltro
      • Filtros Avanzados
    • Usar Funciones Generales:
    • Usar Funciones Específicas de BD:
    • Para tomar decisiones:
      • Usar Fórmulas y Funciones (datos estáticos y fijos)
      • Usar Funciones de Bases de Datos (datos dinámicos según criterios)
      • Usar Filtros (para obtener información detallada)
  6. Más Funcionalidad
    • Barra Detective:
      • Activar Función / Barra Herramientas
      • Rastrear Precedentes / Dependientes
      • Detección de Errores
    • Función Esquema (Agrupar / Desagrupar)
    • Utilizar Escenarios: diferentes valores en una celda
    • Tablas Dinámicas (o piloto de datos):
      • Origen Datos
      • Diseño Campos y Valores (funciones sobre datos)
      • Filtrar Información
    • Apoyo para la toma de decisiones:
      • Definir Objetivos (para qué)
      • Diseñar la Herramienta (hacerlo)
      • Probar la Herramienta (¿me sirve?). Mantenimiento
    • Lo importante:
      • Datos en Tablas (Origen)
      • Deciciones en Fórmulas (Destino)

Actividades Prácticas

  1. Introducción
    • Instalar un software para gestionar hojas de cálculo (Escritorio)
    • Enviarme dos ejemplos de software de hojas de cálculo
    • Crear una tabla con un listado de alumnos (15 Registros y 4 Campos)
    • Crear fórmulas básicas: una suma (de tres números) y una multiplicación (de dos números)
    • Crear un archivo de trabajo (mi_archivo) y enviarlo en dos formatos diferentes
  2. Usar Funciones:
    • Incluir 5 funciones de las mostradas en el archivo de trabajo
    • Calcular automáticamente (sobre la tabla de lista de alumnos):
      • El número de alumnos
      • La media de edad de los alumnos
    • Avanzado:
      • Contar las alumnas que tienen más de 25 años
      • Añadir un campo que con valor condicional (Adulto si más de 20 años, Joven en el resto)
    • Hacer un informe (con funciones condicionales y lógicas) que permita conocer:
      • el número total de alumnas
      • las que tienen más de 20 años
      • sumar las edades de las que son solteras
  3. Hojas por Internet
    • Crear un archivo nuevo (con la tabla)
    • Subir y Guardar Archivos
    • Enviar URL del archivo y Invitar a Colaborar a otra persona
    • Recoger Datos por Internet (Nombre, Edad y Sexo) para 5 personas (Formulario)
  4. Funcionalidad Avanzada:
    • Nombres
      • Crear nombres: una celda (mi_celda: B3), una fila (mi_fila: A2:A6) y un rango (mi_rango: B2:D4)
      • Cambiar las fórmulas, utilizando nombres
    • Mostrar en fondo rojo, color amarillo y tamaño 16 puntos las celdas con edades > 25
    • Dada una fórmula que convierta una moneda (1000 BOB) en otra (EUR a 1,5 BOB/EUR):
      • Buscar valor destino (tipo de cambio) que nos de por 1000 BOB 10000 EUR
      • Crear tres escenarios: pesimista (tipo de cambio 1,0), medio (1,5), optimista (2,0)
    • Crear un gráfico de barras con las edades de las alumnas
    • Extra: Escoger una funcionalidad avanzada y presentarla en grupo
  5. Base de Datos:
    • Definir la base de datos (Tabla Alumnas) y los criterios
    • Filtros:
      • Manejar un autofiltro sobre la tabla: Seleccionar diferentes registros
      • Crear un filtro (mayores de 25 años) y copiar los resultados en otra hoja (que se llamara resultado_filtro)
    • Hacer un informe (en hoja Informe) que permita conocer:
      • el número total de alumnas
      • las que tienen más de 20 años
      • el promedio de edad de las alumnas solteras
  6. Trabajo final personalizado:
    • Definir Objetivo (¿para qué lo necesito)
    • Definir Hojas de Cálculo (Tablas / Fórmulas / Hojas)
    • Analizar y Proponer Mejoras (Mejora Continua)

Para hacer más ejercicios puedes revisar:

Dedicación

Este curso corresponde a un crédito ECTS (entre 25 y 30 horas de dedicación). La organización de las sesiones depende del grupo de trabajo pero algo habitual son 5 clases de 3 horas y 15 horas de trabajo práctico

Recursos a Utilizar

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