Notas para un Plan de Sistemas Informáticos

Objetivos

Los objetivos dependen de las necesidades concretas de la institución pero tres importantes son:

• Infraestructura Informática siempre disponible
• Agilidad en la Corrección de Problemas
• Facilidad en la Gestión

Lo importante es que la infraestructura informática no es problema del usuario: es un problema (responsabilidad) del adminsitrador. Desconfíe de los técnicos que echan la culpa (o llaman ignorantes) a los usuarios

Estrategia

El cómo hacer una buena administración del Plan Informático pues depende. Cada persona tiene su esquema pero debe incluir:

• Participar en el Diseño Inicial de toda la infraestructura: Hardware, Software y Comunicaciones
• Aterrizar el Diseño en un Plan Informático (máximo 10 páginas) que sirva de referencia
• Definir la Gestión de Incidencias (ideal vía web)
• Invertir tiempo en Formación e Información
• Mejorar Continuamente

Es un proceso de mejora continua, no se puede hacer bien a la primera

Indicadores

Estos son algunos indicadores ejemplo. Están relacionados con los objetivos y, en este caso, a menor valor del indicador mejor es el mantenimiento informático. La clave es que el usuario pierda el menor tiempo posible en el mantenimiento de su infraestructura informática y que sus herramientas informáticas estén disponibles para su trabajo. Estos tres son importantes:

• Disponibilidad: tiempo sin equipo al año. Ej: 30h/año
• Atención: tiempo en resolver la incidencia. Ej: 4h
• Transparencia: tiempo del usuario al año (en reuniones, llamadas, etc). Ej: 20h/año (no perder más tiempo).

Hay muchísimos indicadores, pero estos tres son un buen resumen. Si son valores pequeños, la infraestructura tiene que estar bien administrada. Pero, muy pocos profesionales firmarían estos valores.

Presupuesto

Este es el principal problema: no nos gusta pagar. ¿Cual es el presupuesto? Pues depende. Para entender mejor el problema lo ideal es pensar en cuanto cuesta estar sin equipo o cuanto cuesta trabajar con mala infraestructura. Ese es el punto, no es lo que pago, es lo que me cuesta cuando no funciona.

En este sentido el mejor presupuesto es el paradigma del médico chino: sólo le pago cuando estoy sano, si estoy enfermo, dejo de pagarle. Ya, no es lo habitual, pero lo ideal sería que, mientras la infraestructura informática funcione bien, pagar. Esto supone un conflicto de intereses:

• El Usuario. Quiero pagar lo menos posible y que mi equipo tenga la mayor disponibilidad
• El Administrador. Quiero cobrar lo máximo posible y dedicarle el menor tiempo

¿Cual es el equilibrio? Pues no hay solución fácil. Es España, coste de precio/hora típico son 18 €/h . Si tu ordenador no funciona (y lo necesitas), ese es el dinero que se pierde. 100h sin ordenador cuestan, al menos 1.800 €

Puedes echarle un vistazo también a los servicios de soporte profesionales (contratos de servicio) de Dell España o Apple

Partiendo de las generalidades anteriores veamos algunas recomendaciones y propuestas

El Hardware

Tener un entorno adecuado es fundamental en la productividad del trabajador. El hardware suele ser la CPU (o sea, el ordenador como tal), los periféricos (pantalla/teclado/ratón) y equipos externos (impresoras, escáneres, etc). Todos nos fijamos en el precio, pero en realidad depende de:

• La Calidad. No es lo mismo usar un buen teclado que un mal teclado, la calidad del producto es importante (no digamos una pantalla o una impresora)
• El Uso. No es lo mismo usar algo todos los días, que una vez al mes. O utilizar un ratón 5 años o 1 año

Por eso, el precio hay que calcularlo en función de estos parámetros, y un buen criterio es la amortización de los equipos, es decir, ¿cuanto tiempo lo voy a utilizar?. Mi criterio es entre 3 y 5 años. Por ejemplo:

• CPUs. 3 años. Cambiar de CPU (o torre, o caja) cada 3 años permite tener la tecnología actualizada
• Pantalla, Teclado y Ratón. 5 años. Yo recomiendo comprarlos buenos o sino cambiarlos cada 3 años.
• Impresoras/Escáder. 5 años. Los equipos externos.

En definitiva, comprar buenos equipos, utilizarlos mucho y durante mucho tiempo (mínimo tres años). Por eso un buen indicador de infraestructura (del inventario) es el tiempo del equipo. Haga el cálculo y téngalo como indicador. Si es menor de 3 años, no hay problema

Ya, pero, ¿Qué ordenador me compro? Para mí un portátil conectado a pantalla/teclado/ratón externos (y buenos).

El Software

Sin Software (aplicaciones informáticas) los equipos no sirven de nada. Hay dos categorías de Software a tener en cuenta:

• El Sistema Base. Es lo que se llama el sistema operativo (OS). Los que yo recomiendo son Mac OS X / Linux Debian / Windows 7. El más común es Windows aunque yo prefiero Linux o Mac
• Las Aplicaciones Informáticas. Aunque los SO actuales traen aplicaciones para casi todo, yo recomiendo instalar las aplicaciones que nos hagan más productivos (estas son las mías)

La responsabilidad del administrador es:

• Preparar el Equipo (Instalación base)
• Actualización periódica del sistema (SO y aplicaciones). Al menos mensual.
• Gestión de Usuarios (altas y bajas de cuentas). Un Administrador (ojo!) y el resto cuentas limitadas.
• Gestión de la Seguridad. Es un tema complejo, pero lo importante es hacer copias de seguridad

Para realizar todas estas tareas, no es necesaria la presencia física yo recomiendo hacerlo a distancia (mejor control y más barato). Es mejor hacer coincidir la presencia física con la formación o con problemas muy importantes.

La Red

Los equipos suelen estar conectados en red (LAN). En realidad los usuarios lo que quieren es conectarse a Internet, pero antes de eso, los computadores tienen que estar conectados entre sí, porque eso le permite acceder a servicios de red, los más comunes son:

• Servidor de Archivos. Es decir, poder compartir archivos entre los equipos de la red (Compartir Carpetas)
• Servidor de Impresión. Para acceder a una impresora o escáner desde cualquier equipo de la red

Y por supuesto, acceso a Internet. Es responsabilidad del administrador:

• La conectividad física de la red (cableado estructurado)
• La conectividad lógica de la red (que los equipos se vean entre sí)
• El mantenimiento de los servicios de red (archivos, impresión y ... muchos más)
• La conectividad a Internet (configuración y relación con el ISP)

Lo ideal es que el administrador se encargue de todos los equipos y que estén conectados a la red

El Servidor

Además de los servicios de red típicos, que de hecho necesitan un servidor, la mayoría de las instituciones tienen requerimientos especiales. Los típicos son:

• Servidor de Correo Electrónico
• Servidor de Páginas Web
• Servidor de Aplicaciones Específicas

Esto es todo un mundo y para hacerlo bien, necesitas un profesional. Mi recomendación (válida para gran parte de las instituciones) es contratar Google Apps (si la privacidad no es algo muy estricto). Pero puedes revisar los siguientes artículos para profundizar más:

• Usar Internet en su organización y Comprar un Dominio
• Reflexiones sobre Productividad en Internet
• Tener un Servidor Dedicado

Yo tendría los servicios de correo, web, backup y servicios especiales en un lugar físico diferente (fuera de la institución)

La Formación

La Formación (e INformación) es una tarea básica en la administración de sistemas. ¿Porqué? Pues porque educa, genera confianza y mejora la comunicación usuario-adminstrador. La inversión en horas de formación y en buenos materiales (en una página web de referencia, por ejemplo) evitará muchísimos problemas e incidencias

Es además un síntoma de los malos administradores, a éstos no les interesan usuarios formados sino usuarios dependientes. Yo debo reconocer que hago un esfuerzo importante en formación (ya sea formal o en artículos de opinión) y el usuario realmente aprende.

El Precio

Hay muchos esquemas de precios, y el principal debate es un equilibrio entre lo que cuesta pagar al administrador y lo que cuesta no tener una buena (o disponible) infraestructura informática

Yo, encargándome de todo (compra de equipos, mantenimiento, servidor, etc, etc), es decir llave en mano, no lo haría por menos del 5% del presupuesto de la institución. O, si fuera por horas, por menos de 30 €h. Otro esquema puede ser por equipo/año (por ejemplo 150€/equipo/año) sin embargo yo creo que el administrador debería ser responsable de todo el sistema.