Gestión y Seguimiento de un Proyecto
Aprender a Gestionar un proyecto es una competencia transversal, es decir, común a diferentes profesiones. No hace falta ser un Project Manager para dirigir proyectos. Todos lo hacemos todos los días.
Todos los proyectos necesitan primero de una planificación y luego un seguimiento sencillo y frecuente. Depende del tipo de proyecto (complejidad, tipo o duración) pero los conceptos son similares. De los errores más comunes, el principal suele ser la excesiva burocracia. Este material está basado en mi formación y experiencia pero también es cierto que a lo mejor en estos 10 minutos aprendes más que en gran parte de los cursos que se ofrecen.
Objetivo de la Gestión de un proyecto
El objetivo de gestión de un proyecto es controlar el proyecto para que como mínimo:
- vaya según lo esperado (plan) y,
- si no es así (seguimiento)
- tomar las decisiones adecuadas (control)
... que permitan finalizar el proyecto con éxito (que se cumplan los objetivos)
Qué hay que controlar
Un proyecto puede ser algo muy complejo pero al final es simplemente un conjunto de variables a controlar (recursos). Los recursos típicos son generalmente:
- El Tiempo. Respecto a la variable tiempo hay que aclarar que una cosa es el esfuerzo (horas de trabajo) y otra la duración (el plazo que tengo). Es decir, el plazo para terminar una tarea puede ser de una semana (duración) y te lleva 2 horas (esfuerzo).
- El Dinero. El control del dinero se llama también control presupuestario. El presupuesto es el plan previsto del recurso dinero y hay que tener en cuenta tanto los ingresos/gastos (en qué lo gasto) como el flujo temporal (cuando lo gasto)
En los proyectos lo que interesa generalmente es controlar el tiempo y generalmente se hace en horas. Por eso se habla de horas/persona, horas/proyecto, etc. Un buen control exige trabajar utilizando un calendario on-line y controlar las horas de trabajo. Según el tipo de proyecto también habría que incluir otros recursos.
Fases a Controlar
Un proyecto puede ser algo sencillo o algo muy complejo. Pero para todos los casos podríamos decir que las fases de la gestión de un proyecto son:
-
Planificación: lo que pienso que va a ocurrir.
Por ejemplo, voy a tardar 4 horas (tiempo de la tarea) en escribir un artículo sobre gestión de proyectos (alcance de la tarea) -
Seguimiento: lo que en realidad ocurre.
Tardé sólo 2 horas en escribirlo, es decir el 100% del alcance de la tarea en el 50% del tiempo previsto. -
Control: toma de decisiones en función de lo ocurrido.
Por ejemplo, en el caso anterior, utilizar las 2 horas sobrantes para realizar un anexo al artículo.
Herramientas de Seguimiento
El uso de una herramienta de seguimiento ha de tener las siguientes características:
- Fácil de Utilizar (para mi y para mi equipo de trabajo)
- Útil (para mí y para mi equipo de trabajo)
- Barata (en dinero y en tiempo)
Un ejemplo típico de herramienta sería el uso de una tabla, por ejemplo:
Detalle por tarea
| Tarea | Horas Previstas (Plan) | Horas Reales (Seguimiento) | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Aprender un Lenguaje de Programación | 30 h | 20 h | 10 h |
Informe Resumen:
| Tarea/Proyecto | Fecha | Horas Previsto | Alcance Previsto | Horas Reales | Alcance Real | Diferencias Alcance | Diferencias Tiempo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Hacer un programa HolaMundo en el lenguaje TAL | 25 Octubre 2005 | 50 | 100% | 70 | 85% | Falta el 15% (debería estar acabado) | Llevo 20 horas más de lo previsto |
Es simplemente controlar las actividades del proyecto. Esto se puede realizar perfectamente en papel aunque si lo necesitas (no es imprescindible) podrías utilizar software.
Cursos para aprender más
Estas ideas no sustituyen a un buen curso pero espero te puedan ayudar a cumplir de forma eficiente y eficaz los objetivos de tu proyecto. Un buen plan debería hacer que trabajes menos y obtengas más. Puedes revisar mis artículos sobre Gestión de Proyectos y Gestión del Tiempo aunque si quieres hacer un curso estas serían mis recomendaciones:
- Uno de Project Management en Berkeley (presencial o a distancia, 60h, 500€). En inglés.
- Uno que hice en Cepade en una maestría (a distancia, 75h, 500 €)
- Uno básico vía correo electrónico. Es gratuito y sencillo
O casi mejor, puedes hacer mi curso a distancia.