En nuestro día a día tenemos mucho tiempo ocupado y nos queda muy poco tiempo libre. Además, nuestras tareas nos llevan más tiempo del que pensábamos. Por eso una de las herramientas de nuestro sistema de gestión del tiempo es la agenda. Los componentes del sistema son tres:

1. Nuestros objetivos (generalmente ambiciosos)
2. Nuestra lista de tareas (generalmente infinita)
3. Y el calendario (la agenda). Donde nos encontramos con la realidad

Es el calendario el que marca la agenda porque el tiempo no es negociable. Una hora es una hora y por más que lo intentemos ni estira ni encoge. Entender esta limitación suele ser la parte más débil del sistema. No son los objetivos, ni las tareas, es el tiempo que (no) tenemos para llevarlas a cabo. Si pierdes tu tiempo, pierdes tu poder porque tu tiempo es tu recurso más limitado (y que no puedes comprar).

Y lo primero es saber cuanto tiempo tenemos disponible. La técnica más habitual es usar las cajitas de tiempo. Y lo primero es saber cual es el tiempo que ya tienes comprometido y cual tienes libre. Es el ejercicio que se plantea en el libro Procrastination (pág 200, en inglés). Se llama UnSchedule (lo no programado), es decir, el tiempo no asignado. Es muy fácil de hacer

• Haces una tabla con los días de la semana y las horas
• La rellenas con el tiempo ocupado (las cajitas)
  
• Calculas el tiempo realmente disponible

Y ya está. De esa manera tienes una idea del tiempo comprometido y el tiempo disponible. Eso es la agenda (bueno, más bien el calendario). Ya, ya, claro que no es tan fácil:

• Los planes nunca salen como estaba previsto (sobre todo por las interrupciones y los imprevistos)
• Es muy difícil estimar el tiempo que llevan las tareas
• No todo depende de tí (trabajamos en un contexto)

El tiempo que pensabas que iba a estar disponible, al final no lo está. Pero no hay otra alternativa (si quieres controlar tu agenda). Es por esto que aprender a gestionar el tiempo es un proceso de mejora continua:

1. Veo el tiempo disponible real
2. Lo asigno a lo que me interesa
3. Lo utilizo
4. Y ... llega otro día (vuelta a empezar)

En cualquier caso, es importante empezar. Comienza con una agenda prevista de la semana donde esté claro el tiempo comprometido y el tiempo libre. Trata de acertar con el tiempo comprometido y deja un margen. Hazlo de forma general, se trata de tener un conjunto de cajitas de tiempo. Se trata de controlar el tiempo que tenemos y tener una idea de en qué lo vamos a utilizar. Y se trata de, en la medida de lo posible, acertar. Ojo con la ambición que el tiempo no negocia.

Este ejemplo de agenda podría ser un ejercicio básico. En realidad es un ejercicio de menos detalle a más detalle (que de eso se trata):

• Una Básica. Tiene poco detalle y nos dice que tenemos 10 horas libres en una semana y 158 ocupadas
• Una Detallada. Con más detalle vemos que hay 30 horas libres

Son agendas muy apretadas y por lo tanto difíciles de cumplir. De hecho esa es nuestra realidad, solemos comprometernos más de lo que podemos. La recomendación a la hora de preparar una agenda es cuanto menos tiempo comprometido, mejor. Eso es lo que nos da mayor flexibilidad para organizarnos. Pero es lo menos habitual (nuestro tiempo no sólo lo controlamos nosotros). Lo importante es tratar de acertar con nuestro plan de agenda, aunque es imposible al 100%. Esta es la primera idea: tener una idea de nuestra agenda.

1. Portátil: siempre contigo
2. Personal: a tu medida
3. Práctica: fácil de usar y actualizada

Yo recomienzo empezar por el papel pero también se puede pensar en utilizar tecnología porque tiene algunas ventajas:

• Ocupa y Pesa menos
• Facilita la consulta y búsqueda
• Facilita la comunicación y colaboración con otras personas

Sin embargo yo creo que se abusa de la tecnología. Lo que nos hace productivos es el cerebro no la tecnología. Y aunque cada día se ve más personas con smartphones y tabletas manejando sus agendas, eso no quiere decir que sean más productivas. Es importante comenzar por el papel y luego, si lo ves necesario, saltar a la tecnología.

Y si quieres pensar en un ejercicio puedes empezar ahora:

Actualizado del original