168 horas. Esas serían las horas que tienes que planificar. Hacer una planificación por semana es una buena rutina de gestión del tiempo en nuestra agenda porque una semana es un período de tiempo ni muy largo ni muy corto.

• Es suficiente para que sucedan cosas. Se trata de revisar lo que hacemos y si pasa mucho tiempo nos podemos desviar de los objetivos. Se trata de planificar para centrarnos en lo importante.
• Pero no excesivo. Se trata de terminar el trabajo, no de estar pensando y planificando a todas horas. Ojo a la parálisis por análisis y no arrancar nunca.

Si la rutina de planificación es semanal, implica dedicarle tiempo todas las semanas. ¿Cuanto tiempo? Pues depende, pero yo creo que unos 30 minutos está bien porque:

• No es mucho: entra en cualquier agenda
• Es suficiente: te permite estar en control de la semana

En la práctica el período de revisión de nuestra agenda depende de la complejidad y de nuestras necesidades concretas. Por ejemplo estos podrían ser ejemplos de tiempos de planificación según el tiempo a planificar:

Además puedes pensar que el tiempo es acumulativo. Es decir, en un mes podrías dedicarle 1 hora y luego 30 minutos cada semana. Es decir, unas 3 horas al mes a planificar (y evaluar). Es un cálculo un poco técnico, pero para que te hagas una idea. Luego la realidad, se suele imponer.

Da igual, lo importante es empezar una rutina de gestión es decir, planificar, ejecutar, evaluar y volver a planificar. Se trata de ir aprendiendo, no hay reglas absolutas y depende de la realidad de cada persona. Pero para aprender hay que dedicarle tiempo. Y no obsesionarse, porque las tareas se resuelven trabajando (no pensando).

La Planificación

¿Entonces qué hacemos con las horas de una semana? Pues lo primero entender que no todas están disponibles. De hecho no hay que planificar las 168h. Hay que separar las necesarias para dormir, para lo personal y para lo profesional. La famosa estrutura 8/8/8. Ojo que es importante entender que productividad y salud están íntimamente relacionadas. Eso lo puedes aprender por las buenas o por las malas. Es mucho mejor anticiparse y aprenderlo por las buenas. Así un posible esquema podría ser:

• Dormir. P.ej 8h al día
• Trabajo. P.ej 8h al día (de Lu a Vi)
• Personal. El resto

Pero además, solemos ser demasiado optimistas y pensamos que acabamos las tareas en el tiempo asignado. Por ejemplo:

• ¿Está incluido el tiempo en llegar de casa al trabajo? A lo mejor trabajamos 45h, no 40.
• ¿Dormimos 8 horas? A lo mejor son 6 y 2 viendo la TV
• ¿Trabajamos realmente 8h? Una cosa es estar en el trabajo y otra trabajar

En cualquier caso, lo importante es saber que el tiempo personal suele ser lo que nos queda al quitar nuestras obligaciones (el trabajo, los estudios, la casa …) y lo que dormimos. En general siempre penalizamos lo personal. La idea es empezar siendo pesimista, es decir, voy a gastar más tiempo del estimado y luego con más experiencia ir ajustando cada vez más.

Aunque lo ideal es una agenda completa (dormir/personal/trabajo) lo habitual es pensar en la agenda de trabajo, es decir sobre 40 horas de una semana (obviamente esto depende de tu trabajo). Ojo que da igual el trabajo que desempeñemos, una cosa es estar 40 h en una oficina (o donde sea) y otra muy diferente trabajar. Esa es la clave de la productividad: es lo que resolvemos, no el tiempo que le dedicamos. Una agenda nos tiene que ayudar a ser más productivos.

Otro problema es tener agendas demasiado apretadas porque no se van a cumplir. Y no cumplir lo planificado implica perder el control de nuestro tiempo. Y perder el control implica frustración (no sale como pensábamos). Por eso es importante dejar huecos porque va a surgir trabajo a medida que pasa el día. Una agenda tiene que ser flexible (y nosotros también)

Para planificar debemos tener en cuenta estas tres recomendaciones:

• Entender las limitaciones de tiempo: no se estira
• Ser flexibles (la agenda y nosotros): disponer de huecos suficientes
• Incluir todo (al menos en general): porque todo es importante.

Y nada, puedes ver un ejemplo de agenda semanal sencilla.

La Ejecución (lo que fue)

Y entonces llega la realidad: empiezan los cambios y los juegos de cajitas. La casuística es infinita pero lo que suele ocurrir es que nos llegan tareas de todos los lados. El principal problema suelen ser las interrupciones que traen nuevas tareas (o las que nos hacen perder el tiempo). En un mundo real van sucediendo cosas que hacen que nuestra agenda se tenga que adaptar. Y esto es válido en cualquier ámbito profesional y personal.

Y así llega, la agenda real, es decir lo que hice de verdad. Y es muy importante, al final de la semana, tener esta agenda real de lo que ocurrió. ¿Porqué? Pues porque es la única forma de aprender.

El día a día suele ser complicado y no da mucho tiempo de pensar. Pero al menos apuntemos qué ocurrió realmente para luego evaluarlo. Porque nuestro día suele ser una tensión entre:

• Mantener nuestro Plan
• Atender a nuevas peticiones

Pero como tenemos una agenda prevista, al menos podemos saber que poner una cajita significa quitar otra. Y así vamos aprendiendo que el tiempo ni se estira ni se encoge. Con esa información será muy fácil evaluar la agenda

Evaluar (porqué pasó)

Como parte de la rutina de gestión de la agenda no está sólo planificar la semana que viene sino también evaluar la semana que pasó. En el ejemplo veamos lo que pasó y qué nos hizo cambiar el plan:

• Lunes. La reunión con el jefe tardó más de lo previsto, surgieron tareas y un informe (Informe 1) para entregar el martes en la tarde. Salí una hora más tarde.
• Martes. Empecé con el informe que era urgente y luego revisé el correo. Estuve 1h tomando café porque terminé el informe antes. La reunión con el proveedor se alargó y sólo pude comer un sandwich. Como tenía hambre no atendí mucho al curso de la tarde
• Miércoles. Estuve con tareas de la reunión con el proveedor, tuve otra reunión y por la tarde revisé el informe (el jefe me pidió una corrección). En la tarde estaba cansado y me dediqué a charlar
• Jueves. Me cayó una presentación para la reunión del departamento y tuve que prepararla. Tenía tareas de la reunión con el proveedor pero las dejé para la otra semana. La reunión se alargó (vaya rollo) y no pude comer. El curso también y llegué tarde a casa, sin comer y bastante cansado
• Viernes. El viernes se canceló el evento de marketing (qué bien!) pero estaba tan cansado de ayer que no me pude concentrar. No hice prácticamente nada

Es simplemente un juego, pero podría ser cualquier semana normal. Vemos que al saber qué va ocurriendo podremos tomar decisiones en el próximo plan para ir mejorando. Y así volvemos a empezar otra semana.

Y además de apuntar la agenda real es muy bueno ver las horas que trabajamos. De hecho en muchos trabajos suele existir algún tipo de aplicación de informe de horas. Saber cuántas y en qué las invertiste, te permitirá evaluar el rendimiento y ver en qué se te va el tiempo. Es decir, al final de la semana lo ideal sería tener (de forma aproximada):

• La Agenda real: las cajitas en los días
• Las Horas: cuantas cajitas y en qué

Y volver a Empezar …

Y cada semana, volvemos a empezar. En este ejemplo quizá la siguiente semana tenga en cuenta que:

• Las reuniones duran más de lo previsto
• Si no como bien, me canso y me cuesta más trabajar
• Tengo que mejorar las tareas con el jefe (tardar menos)

Y además que no trabajé las horas que pensaba y en lo que pensaba

Y así, se vuelve a comenzar este ciclo de mejora continua: planificar, hacer, evaluar y volver a empezar

¿Cómo hago yo?

Pues cada semana sigo aprendiendo sobre qué cosas hago bien y qué cosas algo mal. Pero por ejemplo tres cositas que yo tengo en cuenta:

• Sólo apunto el tiempo comprometido (citas/reuniones). Es decir, bloqueo algunas horas. El resto quedan por asignar durante la semana
• Mi capacidad máxima de concentración es entre 20 y 30 h/semana de trabajo realmente productivo e intenso. Trabajar más es perder el tiempo (salvo en tareas simples). Tengo un horario de trabajo que busca la máxima concentración, pero esto depende de cada tipo de proyecto y su realidad.
• Hay tareas muy importantes que son tareas rutina y las incluyo en la Agenda (horas bloqueadas)

Y aún así, las horas que trabajo son más que las de un español medio. Mi error más grave es cuando me salto la planificación semanal. Cada vez que lo hago, se me complica la semana. Porque en realidad todo esto es una situación ideal y no garantiza el fin (cumplir tus objetivos).

Pero la rutina de planificar una semana (o planificar en general) es un buen hábito. Es como lavarse los dientes, puede que no elimine completamente la posibilidad de caries pero disminuye mucho la probabilidad.

Actualizado del original (2009)