Para saber las horas que trabajamos en un proyecto hay que contarlas. Así de simple.

Lo ideal es incluirlo en tu rutina de planificación semanal. Ahí te darás cuenta que es difícil adivinarlo pero al menos sabrás porqué. En planificación de proyectos es lo que se llamaría medir el esfuerzo realizado (frente al estimado)

En la situación ideal se hace una estimación del tiempo necesario para terminar una tarea (o actividad o como quieras llamarle) es decir asigno un número de horas a ese proyecto (conjunto de tareas). ¿El problema? No es tan fácil adivinar y por eso hay que controlarlo

Pero ese sería el ciclo completo:

1. Veo la tarea
2. La presupuesto: estimación en horas
3. Trabajo durante la semana
4. Reviso lo que hice: cuento las horas
5. Veo qué paso ... y tomo una decisión

Y este ciclo se repite una y otra vez hasta crear un hábito.

¿Y cómo apunto las horas? No hay que ser perfeccionistas y contar los minutos, sirve con algo aproximado. Nada de decimales, ni cosas raras. Por ejemplo, en el día de hoy ¿en qué se te fueron las horas? La ventaja de hacerlo de forma aproximada es que es más rápido (aunque no sea perfecto) ¿2h en reuniones? ¿1h en el café? ¿3h con el jefe? ¿Trabajaste algo :-)?

Ya, no es tan fácil porque ,¿como las clasifico? Es decir, ¿cómo apunto las horas? Ah! tendrás que buscar un sistema. Técnicamente lo que se hace es asignarlas a un proyecto.

Puedes revisar un ejercicio que hice en el 2010 y verás que yo las agrupo por proyectos y dentro de cada proyecto, si me interesa, por grupos de tareas. Y un truco que utilizo para las horas que no tienen proyecto (más de las que piensas) es crear proyectos como Formación, o Administración. En realidad no son proyectos (siempre están ahí, no tienen principio y fin) pero a mí me funciona el truco.

Por ejemplo, en lo que llamo Administración (tener mi infraestructura operativa) pues incluyo desde la administración de mi oficina, hasta la revisión del correo electrónico o las horas de planificación. Para facilitar el cálculo, uso pocas palabras para definir la tarea (máximo 3, pero mejor 1) porque si no la agenda se convierte en literatura. Y esa no es la idea.

En otro ejemplo podrías ver la siguiente agenda de trabajo, sería fácil apuntar las horas, siempre y cuando las clasifiquemos. Es importante, a la hora de clasificar, pensar en el análisis. Es decir, el objetivo no es apuntar porque sí, sino saber en qué se va el tiempo para evaluar y tomar decisiones. Para esa agenda estas serían tres formas diferentes de clasificar:

1. Reuniones / Jefe / Curso / Correo ...
2. Jefe / Departamento / Proveedores / Yo ...
3. Informes / Correos / Reuniones / Formación ...

El sistema de clasificación va mejorando con la práctica pero al apuntar tengo que pensar en cómo lo voy a contar.

Y por último, ¿para que sirve esto?. Pues para Evaluar y Tomar decisiones. Ese es el tercer paso. Sin hacer las cuentas no puedes saber que pasó. Se apunta, se clasifica y se evalúa.

Y para terminar, un artículo excelente (Evidence Based Scheduling) aunque pensado para software. Hay varias ideas muy buenas pero 5 a destacar:

• Divide y Vencerás: nada de tareas gigantescas (ni demasiado pequeñas). Por ejemplo, máximo 16h, mínimo 1h
• Cuenta las Horas y asigna el tiempo perdido a alguna tarea
• No te Obsesiones: no hace falta contar los minutitos. Simplifica
• Controla y Reajusta. Por eso la rutina semanal (o la que prefieras). Para Aprender hay que Medir (contar, en este caso).
• Tú te lo guisas, tú te lo comes. Es decir, la estimación la tiene que hacer el responsable, no vale dejar que otro (especialmente los jefes) hagan la estimación

Y estas técnicas se pueden emplear, no sólo en proyectos de software, sino para cualquier lista de tareas, el truco es agruparlas para poder contarlas

Y si quieres utilizar software para controlar los tiempos pues hay muchas alternativas pero sirve una hoja de cálculo sencillita. Lo mejor es hacer algo a tu medida, pero ¡empezar ya!