La pregunta que más vas a recibir en tu proyecto es ¿cuando lo vas a terminar? Planificar es Adivinar. No lo puedes saber todo con exactitud. Y menos el tiempo, que es muy escurridizo. Sin embargo una de las claves de la gestión del proyecto es manejar sus tiempos y para eso hay diferentes técnicas. Todas las técnicas tienen un objetivo final: que el plazo de entrega no varíe. Puedes adivinar todos los tiempos intermedios, pero fija el plazo final porque esa restricción te va a ayudar. Y si lo tienes que cambiar, cuanto antes mejor.

Tanto en la fase de planificación como en el seguimiento necesitas tener claros los diferentes tiempos del proyecto:

1. ¿Cuando se hará tal actividad? Inicio/Fin/Duración de una actividad
2. ¿Qué avance de proyecto tendré en tal fecha? Hitos del Proyecto
3. ¿Cuando terminará el Proyecto? Plazo de Ejecución

Tanto en los hitos como en las actividades necesitas una estimación. Pero la consecuencia debe ser cumplir el plazo final. Puedes adivinar mientras caminas, pero el final tiene que estar claro.

El cronograma

La técnica más utilizada para controlar los tiempos en el proyecto es el cronograma. Es el plan de la variable tiempo: actividades relacionadas entre sí y con fechas (inicio/fin). Es decir, relaciona actividades y tiempo. A veces el cronograma, que no deja de ser una herramienta, se convierte en una obsesión. Y no, la idea es:

1. Que sea un Mapa de Ruta. Que de un vistazo de una idea general del camino. No hace falta un mapa de detalle sino marcar algunos (importantes) puntos de paso (hitos). Un proyecto no necesita (generalmente) tantos detalles, pero sí un mapa de ruta fácil de entender.
2. Que sea fácil de actualizar. El proyecto va a cambiar constantemente. Planificar es adivinar, pero con truco. Un buen cronograma te permite añadir nueva información (que sólo te la da la realidad de tu proyecto). Y así recalculas los tiempos. Tiene que ser fácil y rápido de actualizar
3. Y, sobre todo, que sirva para tomar decisiones. Y cuanto antes, mejor. Si hay un retraso en una actividad eso puede afectar al proyecto (o a lo mejor no, pero así lo sabes).

Si no ayuda a tomar decisiones no sirve para nada, salvo para justificar el coste del director de proyecto.

La Herramienta Básica

Y para todo esto no hace falta usar herramientas sofisticadas: te puede servir con un simple calendario. Al fin y al cabo son fechas que tienes que cumplir (le llaman en inglés Deadline). Te llega con una hojita que tenga:

1. Actividades Principales
2. Hitos
3. Plazo Entrega Final

Y una hojita que se revise frecuentemente. Por eso cuanto más sencilla mejor. Y da igual que sea en papel o con software, ese es otro tema.

La Herramienta Profesional

Si necesitas mayor control puedes utilizar las técnicas tradicionales. La más utilizada es el diagrama de Gantt donde es fácil aplicar el concepto de la ruta crítica. Es un diagrama entre actividades y tiempos. La ruta crítica son aquellas actividades que no se pueden retrasar. Es fácil de hacer y casi cualquier software de gestión de proyectos te permite hacerlo. La principal ventaja de utilizar el cronograma de Gantt con software es que, si cambias un plazo, recalcula automáticamente el plazo final.

Sin embargo yo me encuentro con muchos diagramas de Gantt que son pura burocracia: se hacen al principio y luego no sirven de nada. Ojalá el tuyo esté:

• Equilibrado. No hace falta un nivel de detalle exagerado, puedes agrupar tareas o poner las actividades principales. Demasiado detalle implica mayor tiempo de gestión y poco detalle implica pérdida de información. ¿El equilibrio? Depende del proyecto: Encuentra el tuyo
• Relacionado. Trabajar el cronograma implica que hay que pensarlo bien y ver las actividades y sus relaciones. Y que incluya las diferentes fases y sus hitos. Hay que trabajarlo para que sirva. Las tareas deben estar relacionadas entre sí (dependientes)
• Actualizado. Es obvio, pero la idea del cronograma es que esté presente en la gestión. Que se actualice de forma ágil y frecuente porque cambiarán fechas, actividades, relaciones. El cronograma que sirve es el que se usa (los otros, salvo para aprender, no sirven de nada).

Otra técnica muy utilizada son las redes PERT. El principal aporte es la relación entre tareas, es decir, ver el proyecto como una red conectada donde las actividades tienen relación entre sí. Pero eso lo puedes resolver si tu cronograma está bien relacionado, es decir:

• Todas las actividades tienen una relación , una dependencia (con la anterior y la posterior)
• Hay un hito de arranque y de entrega (y si mueves uno, se mueve todo)

En resumen, que si es por mero trámite, mejor no lo hagas. Muchas veces estas herramientas complican la gestión.

Ah! y para terminar, espero que entiendas que el cronograma no es un martillo para golpear a tu equipo de trabajo. Los proyectos necesitan tiempo y si quieres algo bien hecho (de calidad) de nada sirve presionar inútilmente. Pero eso mejor te lo cuentan en este video: Deadlines / Fechas Límite (2:07)

Actualizado del original (hace casi 20 años).