Si queremos mejorar nuestra productividad, además del tiempo, tenemos que gestionar muy bien nuestro nivel de atención. La necesitamos en cantidad y en calidad para hacer nuestras tareas rápido y bien. No es sólo tener el tiempo sino utilizarlo con la máxima atención. Y trabajar concentrados (en la zona). Lo que ocurre con la atención es que es un recurso escaso y muy sensible a nuestro estado físico, mental y emocional. Incluso estando completamente relajados y en buenas condiciones físicas es difícil mantener la atención en algo por mucho tiempo. Por eso, hay que utilizarla bien y no malgastarla.El cerebro es muy bueno resolviendo y no tan buena recordando.

Su primer gran enemigo son las interrupciones. Por eso lo primero es la prevención. Pero el nivel de atención se vuelve aún peor cuando llega su segundo gran enemigo: el cansancio. A medida que vamos utilizando energía, se nos va acabando. El cerebro siempre ahorra energía y sólo invierte si lo necesita. Cuando estamos cansados, el recurso atención disminuye. Puedes tratar de estimularte (con café u otras sustancias) pero lo mejor es dejar que se recargue. Por eso, para mejorar la atención la primera estrategia es descansar adecuadamente

Y ya que es un recurso escaso, otra estrategia es utilizarla en bloques, en trocitos y saboreándola. Trabajas por un tiempo concreto y luego paras para recargarte. Eso implica definir cual es tu caja de tiempo ideal. Una caja de tiempo es ese bloque ideal de trabajo que te permite:

• Trabajar Concentrado (con la máxima atención)
• Descansar (para recargar la atención)

Esta es la idea detrás de la técnica Pomodoro y de la ley de Parkinson. El problema de trabajar en bloques de tiempo es que no puedes aumentarlo indefinidamente. Por mucho interés que tengamos (motivación), no aumentamos la atención. Lo que aumentamos es el esfuerzo. El mensaje al cerebro es: sé que estás cansado pero esto me interesa mucho. Haz un esfuerzo. No se aumenta el recurso atención, simplemente se gestiona mejor. Por eso es una buena estrategia: trabajar en bloques (e introducir bloques de descanso. Y entender que los bloques tienen límites

Y otra opción es utilizar el modo automático. El modo automático usa el poder del inconsciente a través de tareas rutina. Es lo más rápido, consume poca energía pero sólo sirven para tareas sencillas (poca atención). Si estos procesos están bien entrenados te permiten utilizar menos atención y resolver muy rápido.

Y una última estrategia es entender que todos tenemos una hora de máxima productividad (generalmente en la mañana o en la noche). Esa es la hora más importante del día donde tienes la máxima atención. Es la hora de oro. Conocer tu nivel de productividad en el día (o en la semana) te permite manejar una tercera estrategia: repartir el tipo de trabajo. Utiliza las horas más productivas para los temas más complejos (e importantes) y las menos productivas para trabajar en modo automático (rutinas).

En resumen, para mejorar nuestra atención estas son las tres estrategias a seguir:

1. Descansar Adecuadamente
2. Trabajar en Bloques
3. Repartir la carga de trabajo

Ya, ya sé que no es tan fácil. El día a día nos come, no hay tiempo para nada y andamos de tarea en tarea sin parar. Pero no queda otra, te aseguro que, con práctica, puedes mejorar mucho. Aquí tienes 5 tareas para que, sea cual sea tu esquema de trabajo, puedas mejorar tu nivel de atención. Tendrías que encontrar:

1. Tu Cajita de Tiempo. Ese tiempo limitado en el que estás en plena concentración y al que sigue un descansito. Si utilizas Pomodoro, son 25 minutos, pero puedes encontrar tu cajita (yo suelo trabajar en bloques de una hora, aunque depende de la tarea concreta)
2. Tu ritmo. El ritmo de trabajo suele ser un equilibrio entre:
   • Pausas Cortas y Frecuentes (¿5 minutos cada hora?)
   • Pausas Puntuales y Largas (¿1 hora cada 5?)
3. Tu Mejor Hora. Cada persona tiene su momento más productivo del día. Generalmente es en la mañana o en la noche. Lo ideal es que encuentres tu mejor hora y la protejas de interrupciones. La mía es por la mañana
4. Tu Peor Hora. Úsala para tareas rutina o de menos intensidad (por ejemplo teléfono, reuniones inútiles, tareas administrativas, etc). En mi caso, por la tarde (o a final de la mañana).
5. Tu Jornada. Sería el conjunto de bloques, sin grandes interrupciones, que puedes estar al máximo nivel de concentración. Es decir, hasta cuando puedes estar trabajando sin tomar un descanso grande (de 1h o más). Para mí suelen ser 5 o 6 horas.

Esto es un proceso y depende de tu momento vital. No es lo mismo hoy que mañana, o que el año que viene. Va a ir cambiando. Pero tener estos 5 indicadores claros te va a permitir mejorar tu nivel de atención, y así, mejorar tu productividad

Notas

Actualizado del Original