Hay tres preguntas que son bien importantes en la gestión de cualquier proyecto. Da igual que el proyecto sea pequeño o grande, da igual la documentación que te tengas que leer. Tienen que ver con lo que se llama el Triángulo de la Ejecución. Es más, están relacionadas entre sí: si cambia la respuesta en una de ellas, afecta a la respuesta de las otras. Generan restricciones. Dos, plazo y presupuesto, son fáciles de acordar, la otra, el alcance, no tanto. Y son 3 preguntas para la dirección de proyecto (el malabarista):
- ¿Cuándo tiene que estar? El Plazo de Entrega
- ¿Cuánto va a costar? El Presupuesto
- ¿Qué es lo que hay que hacer?
Yo prefiero empezar preguntando el plazo de entrega. ¿Cuándo tiene que estar? No es lo mismo que te digan para el mes que viene, que para el año que viene. Sí, ya sé que depende de cuanto y el qué, pero al menos sabemos por donde empezar. Y sabiendo el plazo y conociendo la relación entre duración y esfuerzo ya vas teniendo una pista para la siguiente pregunta. Porque para cumplir ese plazo necesitarás una serie de recursos y de ahí saldrá una idea de presupuesto. La ventaja de empezar por plazo y presupuesto es que, una vez fijados, todo el mundo lo tiene claro. No hay mucha discusión. ¿15 de Marzo y son 3.000 EUR? ¿12 meses y 1M EUR? ¿24 meses y 30M EUR? Sea como sea el proyecto, estamos claros ( y cualquier variación va a ser fácil de conocer). Plazo y Presupuesto, son indicadores de un proyecto, bien claros.
El problema viene después, ¿qué es lo que hay que hacer, en ese plazo y en ese presupuesto?. Ahí se suelen encontrar problemas, no es tan fácil acordar qué hay que hacer ni cómo hacerlo (calidad). Porque se trata de definir un alcance que sea satisfaga a todos los interesados.
Salvo para proyectos muy específicos o muy trabajados, es muy difícil saber qué es lo que hay que hacer. Suele necesitar un trabajo extra de planificación (se suele denominar anteproyecto) y mucha más información de la que sueles tener en fases iniciales. En todos los proyectos que conozco, lo que se pensaba en un principio no fue lo que ocurrió exactamente al final. Y no pasa nada, salvo si la diferencia es demasiado grande, o no se mejora la expectativa. Por eso, una competencia importante en dirección es aprender a negociar.
Y ahora me dirás, ¡eh!, que yo tengo una certificación PMI y sé de qué va esto, ¿no había que empezar al revés? Pues sí, teóricamente, ese es el proceso ideal:
- Trabajar el alcance del proyecto
- Para calcular los plazos
- Y obtener un Presupuesto
Pero es la teoría, la escena ideal. De hecho es una de las razones de porqué tantos proyectos fracasan (no terminan en plazo y presupuesto). Porque, en mi experiencia, hay que hacer un gran esfuerzo (horas de trabajo) en definir el alcance de la forma más completa posible (Objetivos, Actividad e Indicadores) y aún así existirá incertidumbre. Si lo puedes hacer, fenomenal, pero lo habitual es que no tienes ese tiempo disponible. Al final va a ser algo que te tocará a tí, con la única referencia de las restricciones de plazo y presupuesto y algunas generalidades de lo que hay que hacer. Por eso yo empiezo al revés.
Pero da igual, empieces por donde empieces,
- Son tres preguntas imprescindibles
- relacionadas entre sí
- y que no te abandonarán durante todo el proyecto
¿Cuando? ¿Por cuánto? ¿Para hacer qué? Tres preguntas para el malabarista o como mantener tres pelotitas en el aire y que no se caiga (ninguna).
Nota: Actualizado del original (2008-2013)