En nuestro sistema de gestión del tiempo lo mejor es utilizar el papel pero si utilizas software yo recomiendo usar internet. El software es una herramienta y por lo tanto utilizarlo no es lo que te hace más productivo. Es más, conozco gente muy organizada que utiliza simplemente papel. Por eso antes de usar tecnología puedes empezar por el papel para encontrar tu sistema.

Como adelanto en el tiempo y nuestra agenda utilizar tecnología para gestionar una agenda tiene tres ventajas:

• Ocupa Menos. Puedo llevar 10.000 citas en un bolsillo
• Es fácil consultar y almacenar información (en las 10.000 citas)
• Puedo colaborar. Puedo enviar invitaciones a un evento o comunicar mi tiempo disponible

En realidad aumentar la productividad con internet implica las tres Cs: centralizar, comunicar y colaborar. Y utilizar calendarios por internet es un buen ejemplo. Es decir, la idea es que el uso de un calendario sirva para:

1. Centralizar la agenda. Es decir, cualquier tarea o cita está apuntada ahí
2. Comunicar. Para tener siempre disponible nuestra agenda (o incluso publicarla)
3. Colaborar. Si queremos gestionar una agenda entre varios

Pero la tecnología tiene sus inconvenientes:

• La disponibilidad: tener el calendario siempre con nosotros
• La flexibilidad: que haga lo que necesitemos

Es por eso que el papel es un recurso tan utilizado (las agendas de toda la vida): son flexibles y siempre están disponibles. Pero yendo a lo que nos interesa, ¿Qué funcionalidad necesitamos en un calendario en Internet? Lo más básico es:

• Crear y Gestionar Eventos
• Buscar, Consultar y Enviar Eventos
• Gestionar Calendarios

Hay muchas herramientas (An Incomplete List) para gestionar calendarios on-line pero mi recomendacion es utilizar:

• En Internet: Google Calendar
• En el Escritorio: Mozilla Thunderbird + Extensión Lightning
• En tu Smartphone: Sirve casi cualquiera (mejor con iOS o Android)

La sincronización entre dispositivos es muy completa y permite trabajar en tu calendario, ya sea en la web, desde tu escritorio o casi cualquier dispositivo. Esa es la idea: un calendario siempre disponible. Y aunque una opción habitual es utilizar Microsoft Outlook yo prefiero la solución Google Calendar + Mozilla (aunque también puedes sincronizar Outlook y Google)

Si quieres aprender más, puedes ver estos videos:

• ¿Cómo utilizar Google Calendar? (4:23). Con la funcionalidad básica y Avanzada
• Uno Completito (Unos 25 min, en inglés): Basics / Views / Sharing