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- Archivado en Gestión de Proyectos
- Escrito por Cesáreo hace 14 años y 6 meses (16 Ene 2009 08:30)
Para completar la documentación sobre hacer un buen plan (Planificación / Seguimiento) se me ocurrió pensar en diez errores comunes que yo veo en mis proyectos y plantearlos como síntomas de mala planificación. Estos son los que se me ocurren:
- Leer el Plan lleva más de 5 minutos. Aunque parece frívolo (hay planes muy complejos), un plan que no se pueda leer (al menos lo importante) en 5 minutos pues nunca se lee. Otra cuestión es adjuntar la información de detalle en anexos.
- Falta una de las variables del proyecto. Un Plan NO es un Cronograma o un Inventario de Compras o una lista de actividades. Deben estar las tres.
- Se confunde la actividad con el objetivo o con el indicador. Es decir, demasiada importancia a las actividades perdiendo de vista el proyecto en general.
- Burocracia. Demasiada información que no sirve para nada, mucha literatura o demasiado detalle que puede ir en anexos. Información que no sirve para tomar decisiones
- No se puede medir el proyecto, no hay datos/indicadores. Hay planes que no tienen datos, indicadores o forma de medir el avance y éxito del proyecto
- No hay responsables, o también el que hace el plan luego no hace el seguimiento. Esto es un problema porque cuando las cosas van mal no sabes a quien exigir.
- No facilita el seguimiento. Hay planes muy bien hechos y completos, pero que luego es muy difícil seguir. Puede estar relacionado con la burocracia o con la falta de responsables, pero sobre todo porque el proyecto avanzará y no habrá información (o es difícil conseguirla)
- Demasiada importancia a la metodología. Cada proyecto es un mundo y la complejidad varía mucho, pero hay conceptos básicos en la gestión de proyectos que son independientes de la metodología. El uso de una metodología concreta no garantiza una buena planificación.
- Demasiada importancia a los formatos. Relacionado con el anterior, a veces se abusa del formato de presentación (hoja de cálculo, o documento de texto, o software Project o ...) perdiendo de vista la importante: objetivos, plazos y presupuesto ¿Ya lo dije?
- Demasiado complejo. Una cosa es que el proyecto sea complejo (imagínate una central nuclear) y otra su gestión. Un plan demasiado complejo de entender llevará a problemas en el seguimiento porque dificultará la toma de decisiones
Con estos síntomas, a la hora de revisar un plan me hago las siguientes preguntas, después de 5 minutos de lectura:
- ¿Me dio tiempo a leerlo? Sencillez
- ¿Sé qué se va a hacer, en qué tiempo y a qué coste? Variables del Proyecto
- ¿Puedo medir el éxito de los objetivos? Indicadores
- ¿Es fácil y rápido hacer el seguimiento? Seguimiento
- ¿Está claro el responsable? Responsable
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