El uso de Internet en las organizaciones debería comenzar con conocer nuestras necesidades y recursos, pero sin hacer un análisis muy detallado hay servicios útiles (y baratos) que permiten aumentar la productividad (trabajar menos y/o mejor). En la charla sobre Comunicar y Colaborar cuento tres servicios web útiles como ejemplo de uso para grupos de personas (instituciones, empresas, asociaciones, cursos, etc).

Antes de nada, recordar que el uso de servicios web incluye la necesidad de identificación para que seamos reconocidos por el servicio. Generalmente en Internet nuestra identidad es:

• Un Email. La dirección de correo electrónico que envía/recibe mensajes
• Un Usuario (con su contraseña). Para acceder a la web del servicio (a veces está asociado al email)

Para utilizar cualquier servicio hay que tener un usuario/contraseña (lo que se denomina cuenta o perfil). ¿No tienes una? Puedes comenzar con una de Google

1 - Grupos de Colaboración

La primera opción es el uso de grupos de colaboración. Los grupos son servicios web que se utilizan básicamente como listas de distribución de correo. Es decir, son una dirección electrónica especial (supongamos migrupo @ grupos.com) a la que, si estoy autorizado, puedo enviar un mensaje. Este mensaje será reenviado a todos los miembros del grupo y cualquier respuesta al mensaje generará un debate (varios mensajes con el mismo título) que será almacenado en el grupo.

Además, los servicios de grupos suelen tener una página web asociada (supongamos migrupo.grupos.com) donde, previo registro (usuario/contraseña), se pueden utilizar más servicios, por ejemplo:

• Ver Debates. Los debates se almacenan, por lo tanto, se puede revisar el histórico y consultar el conocimiento generado (vía web)
• Editar Páginas Sencillas. Si se dispone de permisos, se puede editar una página de forma colaborativa (entre varios).
• Archivos. Se pueden subir/descargar archivos, en vez de reenviarlos continuamente
• ... y más. Dependiendo de los grupos, puede haber más servicios como calendarios, álbumes de fotos, videos, wikis, etc

Hay varios servicios de grupos, los que yo recomiendo y utilizo son Google Groups y Yahoo Groups. Si estás interesado en aprender, te propongo las siguientes actividades:

• Busca un grupo que te interese (por ejemplo sobre surf)
• Solicita el registro en el grupo
• Revisa el tipo de grupo (número de mensajes, usuarios, temática)
• Revisa un debate en detalle (tema, preguntas/respuestas, etc)
• Envía un mensaje (si te interesa)

Fácil, ¿no? Recuerda que se trata de que esta herramienta mejore la productividad (la tuya y la de todos) por lo tanto, hay que centrarse en información interesante y pensar en quien recibe el mensaje. Es decir, hay que vigilar:

• La calidad de la información. Sencilla, al grano y bien escrita.
• La calidad del mensaje. ¿Es necesario? ¿Aporta información? ¿Es para una persona, o para el grupo?[1]
• Las reglas de etiqueta. Especialmente el título que ayuda a leer (o borrar) el mensaje y a buscarlo

Pues nada, puedes realizar una visita guiada donde te enseñan como crear un grupo o revisar mi experiencia con grupos en el trabajo o en clase

2 - Mapas

Otro servicio interesante es el uso de mapas internet para mostrar información geográfica. La idea es sencilla, los mapas que estaban en papel, ahora están en Internet. Pero no sólo información general sino que se pueden crear mapas personalizados con información asociada (texto, fotos, videos, etc). Es decir ahora se puede no sólo consultar la informacíon geográfica (carreteras, ciudades, etc) sino añadir información asociada (técnicamente diríamos georreferenciada). No son sólo las coordenadas geográficas, ahora es mucho más.

Hay varios servicios de mapas, los que yo recomiendo y utilizo son Google Maps, Yahoo Maps y MSN Maps. Y aprender, te propongo las siguientes actividades (mejor Gdocs):

• Busca un lugar que te interese (por ejemplo Orense)
• Activa la Vista Satélite y Acerca el Zoom
• Ahora Accede al Servicio y Crea un Mapa (Con dos lugares y de nombre Ejemplo Mapa)
• Envía el mapa por correo electrónico
• Añade mapas (contenido) de otros

De esta manera, puedes crear mapas (o importar de otros) de casi lo que quieras. Si se te hace difícil (que no creo) puedes revisar estos vídeos:

• Crear Mapas Personalizados (video 2m 16sg)
• Añadir mapas (video 1m 21sg)

Ahora, no hay excusa para no conocer información asociada a nuestros proyectos o intereses personales. El potencial es enorme por ejemplo en Investigación y Ayuda al Desarrollo

3 - Ofimática Web

Y por último, es interesante el uso de Ofimática Web especialmente el uso de hojas de cálculo y formularios para recoger datos. Es decir, la idea es manejar el MS Office (o mejor OpenOffice) desde Internet, utilizando un navegador. Para ello hay varios servicios de Ofimática Web y los que yo recomiendo[2] son Google Docs y/o Zoho. Y para aprender puedes probar con:

• Abre una hoja de cálculo on-line (p.ej. con Google Docs)
• Crea un formulario para recoger datos (por ejemplo Nombre, Apellidos y Edad)
• Descarga el Archivo a tu computador
• (Avanzado). Puedes publicar los datos, o dar permisos a otros para modificar el documento

De esta manera, puedes tener hojas de cálculo compartidas entre varios (y accesibles desde cualquier parte) y recoger datos directamente desde internet. Puedes revisar más información en los siguientes enlaces:

• Visita Guiada de Google Docs
• Crear Formularios (video 4m 51sg)

En resumen, son tres ejemplos de servicios que, bien utilizados, nos permitirán tener mayor productividad. Si quieres profundizar un poco más puedes revisar mis cursos de Internet: el Uso básico y Servicios Avanzados

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Notas:

[1] Un problema común es que, al querer responder a una persona, se responde al grupo. Esto es porque se utiliza la función "Responder a ..." y en realidad se responde al email del grupo. Para responder sólo al que envía el mensaje hay que utilizar la función reenviar a y copiar/pegar la dirección del interesado

[2] Recientemente (hace un mes), Microsoft ha publicado su servicio Office Live ligado a la versión de MS Office 2010, sin embargo no lo recomiendo (no me parece tan útil)