• Antes: ¿Hace falta?
• Durante: ¿Sirve para algo?
• Después: ¿Se va a hacer algo?

Pero además, el gran problema de las reuniones es que ocupan tiempo. A mayor número de reuniones, menor tiempo para trabajar. Esta situación es especialmente grave en personas que pasan la mayor parte de su tiempo en reuniones (no me digas que no se te ocurre nadie). En mis proyectos comienzo generalmente por atacar el tema de las reuniones en dos aspectos simples:

• Minimizar el número de reuniones. Idealmente una por semana (por departamento, por ejemplo)
• Limitar la duración. Yo espero que las reuniones no duren más de una hora (o 22 minutes pero un límite).

No siempre es tan fácil, supongo que te puedes preguntar ¿Cuantas reuniones tienes a la semana? ¿Cuanto duran? ¿Son efectivas? Pues un buen arranque sería tener menos y más cortas.

Ya sé que tener reuniones efectivas no es tan fácil y muchas veces no depende de tí. Pero si depende de tí (siempre se puede hacer algo) estas son tres recomendaciones para manejar mejor tus reuniones:

• Antes. ¿Es necesaria? ¿De verdad? Define el tema y los objetivos de la reunión
• Durante. ¿Estamos centrados? ¿Tomamos decisiones? El tiempo debe ser limitado y el debate centrado en tomar decisiones y/o acciones
• Después. ¿Qué tengo/tenemos que hacer? Hay que documentar y asignar tareas a resolver

Pero si quieres profundizar pues 10 recomendaciones ( Running More Productive Meetings / 10 Steps To Better Meetings):

• ¿De verdad hace falta?
• ¿Están los que tienen que estar?
• ¿Hay orden del día (agenda)?
• ¿Hay tiempo para prepararla?
• ¿La cancelamos?
• Empezar con Puntualidad
• Duración Limitada
• Organizador o Moderador
• Centrarse (agenda)
• Fuera Tecnología (nada como el papel)

Pues sí mejor nada de Tecnología, nada de portátiles, agendas, teléfonos, etc. Lo mejor es el papel (y luego puedes pasar los datos a tu equipo. Sin embargo un par de recomendaciones tecnológicas que yo uso en mis reuniones.

En mis últimos proyectos he utilizado, con muy buenos resultados, un weblog para registrar e informar los puntos de la reunión. Me permite tener las reuniones semanales organizadas y consultar cualquier reunión en los últimos tres años.

Y otra opción bastante útil son las reuniones virtuales (sistemas de videoconferencia por ejemplo). La gran ventaja es que el tiempo que ocupa la reunión es mucho menor (por ejemplo, evita desplazamientos) pero la gran desventaja es que la comunicación no es la misma (mejor siempre presencial). Sin embargo yo lo utilizo bastante (al trabajar entre Bolivia, Colombia y España) y es muy útil. Eso sí, es necesario invertir tiempo en formación inicial y en poner en marcha el sistema.

Pues nada, ojalá no te encuentres estos problemas en tus reuniones (aunque lo dudo).