La forma más sencilla y rápida de compartir archivos en Internet es enviándolos por correo electrónico pero siempre que no sean muy grandes. Porque si es un archivo grande, lo mejor es enviar un enlace y subir el archivo a un servicio de almacenamiento remoto.

El email fue pensado para enviar mensajes, no archivos. El sistema de correo en internet ve al archivo como un mensaje (un conjunto de caracteres) y le da igual que sea una imagen, un video, una hoja de cálculo, un documento de texto o una presentación. Da igual, es como un mensaje. De hecho se creó un añadido al mensaje de correo (la codificación MIME) para permitir enviar archivos adjuntos.

Por eso no se deben enviar por correo archivos grandes (p.ej mayores de 3 MB). Hay algunos servidores que, de hecho, devuelven mensajes muy grandes (por ejemplo el mío). Sin embargo la gente sigue enviando tochos enormes porque es, aparentemente, lo más sencillo, fácil y rápido. Y es verdad, pero cuando los archivos son grandes es mejor utilizar otras alternativas. Se trata de enviar un enlace en vez del archivo. Es decir, una canción (por ejemplo 10 MB), se convierte en un enlace (como mucho 100 caracteres). Y así el servidor maneja 100.000 (sí, CIEN MIL) veces menos información y, sobre todo si va con copia. Más rápido y práctico.

Hay muchas alternativas para hacerlo, una es más sencilla y la otra es más avanzada (que recomiendo que pruebes)

La Básica (Almacenamiento)

La primera alternativa es utilizar servicios web de almacenamiento (temporal o permanente) que te permiten subir el archivo y luego enviar un enlace (que ocupa muy poco). Así pinchando en el enlace te descargas el archivo. Es decir:

1. Accedes a la página (servicio web)
2. Subes tu archivo (algunas limitan el tamaño)
3. Copias el Enlace (URL) y lo envías por correo
4. El que lo recibe, pincha el enlace y ...
5. ... descarga el archivo [1]

Hay varios, pero varios servicios web de almacenamiento temporal. Una buena opción es usar Mega. Y con la versión gratuita[2] suele ser más que suficiente (y es ideal para los paranoicos de la seguridad). Está muy bien hecho y funciona muy bien.

La avanzada (DropBox)

Es una alternativa más completa y útil. Además de enviar enviar un archivo grande a veces necesitamos compartir una (o varias) carpetas y acceder a ellas desde diferentes lugares y equipos. O enviar varios archivos. Enviar un archivo grande es un caso particular de compartir una carpeta (que puede tener archivos grandes o no). La opción más sencilla siempre ha sido un simple gestor de archivos donde puedes crear carpetas, subir y descargar archivos. Pero si quieres características más avanzadas (por ejemplo archivos muy grandes, compartir archivos de forma ágil o gestionar los permisos) pues ya no vale. Necesitamos otras características. Por ejemplo:

• Tener las carpetas en mi computador
  Y digo cualquier computador  (el portátil, el del ciber, el de casa, el del trabajo, el teléfono, la tableta ...)
• Que se actualice automáticamente
  Si cambio un archivo que se sincronice automáticamente en todos los equipos. Vamos, que quiero olvidarme de subir y bajar archivos.
• Quiero poder compartir en Internet
  Tanto de forma pública (a todos) como privada (a algunos)

Para todo esto, lo mejor que he encontrado es Dropbox [3]. Es un servicio fantástico y sólo necesitas:

1. Crear una cuenta
2. Acceder a tu cuenta Web donde puedes ver los archivos (subir/bajar/mover) y el historial de actividad
3. Instalar el software en tu equipo. Esto creará una carpeta DropBox en tu equipo. Todo lo que esté ahí está en Internet y viceversa

Fácil y en 2 min puedes comenzar a usarlo. ¿Muy complicado? Si quieres consultar más material puedes ver esta guía rápida, un video sencillo (3min), uno detallado o casi mejor el tour oficial. Otras opciones similares son Google Drive o Microsoft SkyDrive

En definitiva, casi perfecto. Lo único es que si necesitas más de 2 GB ya no es gratis (quizá un poco caro). Pero es muy recomendable tanto para el ámbito profesional (¿qué son 120 eur/año por 1.000 GB?) como para una casa exigente (y multimedia)

Yo uso Dropbox para, por ejemplo:

• Enviar un archivo (pdf 12MB)
• Enviar un video de trabajo (avi 50 MB)
• Enviar un álbum de fotos (200 MB)
• Compartir una carpeta con mi equipo de trabajo (1.128 archivos / 680 MB)

Y para todo esto simplemente envié el enlace en el mensaje. Más rápido y más potente. Ya sólo adjunto archivos de menos de 2MB, porque tardo menos arrastrándolo a mi carpeta dropbox y enviando el enlace.

Acuérdate antes de enviar archivos adjuntos muy pesados. Ya no tienes excusa

Actualizado del artículo original

Notas

[1]. Las versiones gratuitas a veces te obligan a esperar (y ver publicidad) o poner un código. Hay muchísimas alternativas (Free Cloud Storage)

[2]. Si lo utilizas habitualmente te puede interesar la Versión Pro

[3]. Si te das de alta utilizando ese enlace me pueden dar hasta 1 GB más de capacidad. Pero vamos, que no me hace falta, con 2GB me sobra.