Al hilo del artículo sobre escribir bien un correo electrónico me vino a la cabeza el otro problema típico al usar el correo electrónico: la saturación de mensajes en la bandeja de entrada. Para empezar veamos cual es tu nivel de saturación. ¿cuantos mails tienes en tu bandeja de entrada?. Sí, sí, ahora.

• Cero. Uf, impresionante! Eres un crack, no sigas leyendo
• Menos de Cinco. Está fenomenal, tienes tu bandeja de entrada controlada
• Entre 5 y 15. Mmm, cuidado, porque empieza a saturarse la cosa
• Entre 15 y 100. OJO, ya manda la bandeja de entrada sobre tu vida, je,je
• Más de 100. Perdiste la batalla, pero aún tiene solución!!

El objetivo es vaciar la bandeja de entrada y tener cero mensajes sin procesar. Es decir, tener controlado el correo electrónico (no que los mensajes me controlen a mí). Lo primero es entender que revisar el correo es una tarea más (y es una tarea rutina). Y lo segundo es que debemos ser eficientes en el manejo de los mensajes (la técnica BARA).

El correo electrónico es quizá la principal fuente de interrupción en el trabajo. No nos deja terminar lo que estábamos haciendo (otra tarea). Y como con cualquier interrupción se utilizan dos técnicas:

• Prevención. No hace falta revisar el correo continuamente, de hecho se recomienda apagar el software o el notificador [1]. Lo Ideal sería dos o tres veces al día[2]
• Respuesta Ágil. Es mejor procesar los mensajes de correo electrónico en bloques, es decir, todos a la vez en un espacio de tiempo concreto. Es más rápido y eficiente.

Una vez resuelto el problema de la interrupción, es decir, procesaré el correo cuando yo quiero (no cuando otro, sea humano o no, quiera) tengo que pensar en cómo hago para procesar los mensajes. Porque el email es la principal vía de comunicación (y entrada de tareas). En el momento que me pongo a revisar la bandeja de entrada, el objetivo es vaciarla. Lo mejor es utilizar una técnica que me diga, según los datos del correo (remitente/asunto/contenido), qué tengo que hacer. Es lo que llamo la técnica BARA o cómo gestionar un mensaje. Cuando llega hay varias acciones posibles:

1. Borrar. Porque no me interesa o es no deseado (spam). Borra sin miedo [3]
2. Archivar. Hay muchos correos que no son para mí, o que no necesitan una acción específica pero que me interesan. Es mejor archivarlos [4]
3. Responder. Sí y sólo sí me lleva menos de 2 minutos (o casi mejor 1). Lo hago inmediatamente y lo archivo.
4. Apuntar. Llegados a este punto el mensaje tiene una (o varias) tareas asociadas[5] y una vez que esté en mi lista de tareas, lo puedo archivar [6]

Y se me ocurrió llamar a esto la técnica BARA:

1. Borrar
2. Archivar
3. Responder
4. Apuntar

Y funciona. Puedes probar con un tiempo limitado (por ejemplo 30 minutos). Te sorprenderás de la cantidad de mails que puedes procesar en media hora.

Y una experiencia interesante es de uno que pasó de 10.000 mails a 0 en 24 horas (en inglés). Sus recomendaciones:

• Centralizar las cuentas de correo. Hoy en día podemos tener muchas cuentas de correo, y lo primero sería centralizar el manejo. Yo creo que lo mejor es un buen cliente de correo aunque otra opción es un webmail que recoja mensajes de varias cuentas. Pero un sólo sistema.
• Darse de Baja de suscripciones inútiles. El criterio es sencillo: austeridad. Lo que no uso (leo) en el corto plazo, no sirve (y no lo voy a leer el mes que viene). Mejor darse de baja.
• Usar Filtros. Es decir, que el procesado y archivado sea automático. Puede ser para borrar directamente mensajes o para un archivado temporal (porque no son urgentes) y procesarlos de golpe [7]
• Lo importante. Hay mensajes (remitentes/temas/acciones) más importantes que otros (el 20% según Pareto). Hay que prestarles especial atención, es decir, tiempo
• Archivar sin Miedo. Por ejemplo, archivar todos los mensajes recibidos hace un año (o hace un mes[8])

En realidad es lo mismo que la técnica BARA, centrándose en Borrar y Archivar, y luego comienza el proceso real que afecta a pocos mensajes realmente. El uso de Filtros va en la A, porque el archivado es automático, en vez de manual[9]. Eso es mucho más rápido y eficiente.

Y qué hago yo pues uso la técnica BARA y utilizo un cliente de correo electrónico para todas mis cuentas. Los datos:

• Tengo 1 mensaje en la bandeja de entrada
• Proceso unos 15.000 mensajes/año (y sólo envío 2.000, muchos no sirven)

Y dedico menos de 100h/año [10]

En definitiva, mejorando la productividad con el correo electronico, tendras más tiempo para vivir bien

Para profundizar más en el tema puedes revisar:

• Guía de ThinkWasabi sobre Gestionar Email con Eficacia. Es muy completo y fácil de leer.
• Capítulo del libre How to Get Focused (Email and Focus). En inglés, pero es sencillo e interesante.

Por si te interesa, puedes probar estos tres ejercicios para vaciar tu bandeja de entrada:

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Actualizado del original

Notas

[1] El uso del Blackberry (o cualquier cacharrito que te haga parecer ocupado, o hasta importante) es quizá uno de los problemas más importantes en cuanto a productividad. ¿Porqué? Porque interrumpe. Es imposible estar concentrado si nos interrumpen. A mayor uso del Blackberry menor productividad (si lo utilizas mal, claro)

[2] Lo ideal serían dos veces, quizá a principio de la mañana y de la tarde. Pero depende mucho de tu trabajo, el volumen de correo que gestiones, etc. Yo generalmente tengo en la agenda media hora al comienzo de mi día y reviso puntualmente si tengo espacio entre tareas (y sino, pues reviso al final del día). En resumen, ajusta la frecuencia a tus necesidades, pero cuanto menos, mejor

[3] . Que sí, que sí, sin miedo. En el peor de los casos te volverán a enviar el mensaje o te lo reclamarán por otra vía. Pero es más costoso no borrar un mensaje inútil que guardarlo. Y si es algo importante, no creo que se te escape. La otra técnica es archivar todo, incluso lo que habría que borrar, pero a mí no me gusta (si no sirve, no sirve y me estorbará a la hora de buscar)

[4]. Hay dos técnicas asociadas a guardar (o archivar) un mensaje. La más simple es guardar todo en una carpeta (Archivo) y es la que yo utilizaría si fuese mi primer día con el correo electrónico. Hoy en día el software permite archivar rápidamente y un sistema de búsqueda muy completo, o sea que, ¿para que organizarlo en carpetas?. Sin embargo, yo utilizo varias carpetas que he ido organizando y clasificando según mi experiencia.

[5] Un mensaje genera una tarea. Al menos genera una: responderlo. Pero lo habitual es que genera más de una tarea antes de responder.

[6] Yo en realidad uso la bandeja de entrada como lista de tareas pendientes, porque es mi principal vía de comunicación. Eso hace que los mensajes se queden ahí. Pero estoy mejorando y lo que estoy haciendo es apuntarme la tarea (o tareas) y archivar el mensaje. Así, la bandeja de entrada está vacía (generalmente)

[7] En mi caso los mensajes de mantenimiento del servidor (que pueden ser más de 100 al día). Lo que hago es guardarlos automáticamente en una carpeta, que reviso puntualmente (una vez a la semana). Además tengo filtros para que una vez bien configurados, los borre

[8] Un usuario tiene una expectativa temporal de respuesta a un mensaje de 24 horas (ideal) o 48 (más normal). Un mensaje de hace una semana, por ejemplo, ya está casi olvidado. Por tanto, borrar los mensajes de hace un mes (ya no digamos de hace un año) no es tan grave. O al menos mucho menos grave que tener el buzón saturado de mensajes que no puedo manejar

[9] Es importante recalcar que no existe ningún sistema automático tan inteligente como un ser humano, por lo tanto, mejor probar los filtros de forma manual antes de configurarlo automáticamente. Yo no me fío de los sistemas automáticos hasta que los he probado lo suficiente. No te fíes. tú eres más inteligente que el ordenador

[10] Cuando escribí la versión original (en el 2009) dediqué 180 horas. En el 2010, gracias a esta mejora, fueron menos de la mitad (77). En el 2013 iba en menos de 100 (93). Es una tarea que tiene mucho impacto en tu productividad.