Yo creo que hay que fijar el presupuesto y la duración para modificar el alcance como variable que generalmente terminamos disminuyendo frente a las expectativas originales. Del equilibrio de estas tres variables suele estar el éxito de los proyectos. Lo describo en detalle en mis materiales sobre planificación de proyectos y gestión y seguimiento de proyecto.

Para facilitar el control de proyecto, y que sea más frecuente y con mejor toma de decisiones una de las consignas que más repito en las reuniones de gestión y coordinación de proyectos es ¿no se puede simplicar? ¿hacer más sencillo? Y yo propongo simplificar en tres áreas:

• Menos Alcance. Informes más sencillos, especificaciones más fáciles de controlar, menos tareas. Siempre con la idea de un mejor control de calidad. Menos cosas, pero bien hechas.
• Menos Burocracia. Además de la mejora continua de procesos, menos reuniones y evitar interrupciones que no dejan trabajar. Menos Burocracia pero Más Aprendizaje.
• Menos Personas. Entendiendo la Ley de Brooks, no hace falta más gente, hace falta menos pero buena. Trabajar con las personas correctas es quizá buscar personas productivas, con competencias transversales y con quien trabajar a gusto. Menos Personas pero Más Competentes (las correctas)

Y para llevar a cabo estas (y otras) simplificaciones en los proyectos, yo suelo utilizar estos tres principios:

• El principio de Pareto. Pocos Importantes, Muchos Triviales
• El principio de Deming. Utilizar la mejora continua de los procesos. El problema no es equivocarse, sino no aprender.
• El uso de Internet. No de cualquier forma, sólo si sirve para trabajar menos y mejor.

Y cuando hablo para personas que dirigen, suelo incluir tres competencias que se esperan de un buen directivo:

• El Control del Proyecto. Es decir, su responsabilidad para planificar y acompañar el proyecto
• La Organización. Debe ser capaz de poner orden y dar confianza cuando surgen los problemas (que van a surgir). Hay directivos que en vez de esto, se convierten en el problema
• La Simplificación. O podriamos hablar de la mejora continua para que el equipo de trabajo se concentre en trabajar menos y mejor

Por eso, la principal habilidad de un buen profesional es tomar decisiones y responsabilizarse de ellas. Y termino la ponencia diciendo:

Menos Alcance, Menos Burocracia, Menos Personas. Todo para obteter Más Calidad, Más Productividad y Más Talento. Pero ¿Para qué? Muchos directivos utilizan estos conceptos para presionar a los profesionales, para exigir resultados imposibles, para simplemente engordar su ambición o su cuenta de resultados. No es sólo obtener más valor con menos coste porque así es un modelo insostenible. Se trata de trabajar menos y mejor y que sirva para vivir. Vivir mejor, vivir bien. No es simplemente productividad, es Productividad para Vivir Bien. Esta es la importancia de Simplificar

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Actualización (después de las ponencias)

• Los videos que suelo incluir son Los Gritones, Una de Marcianos y 036 (Todos de mi lista UVM)
  
• Para manejar bien el correo electrónico, es bueno revisar Escribir Bien un mensaje y vacía tu bandeja de entrada. En cualquier caso, nunca sustituye a una buena reunión (que son las menos)