Este artículo es del año 2010, y ahora al actualizarlo veo que, gracias a las videoconferencias, hasta hemos ido a peor¹. Y una reunión sigue costando bastante². El principal problema de las reuniones es que te quitan tiempo. Pero es que además, cuestan dinero. Para calcular cual es el coste de una reunión hay que tener en cuenta diferentes factores:

• El Tiempo. La duración completa³ de la reunión. Mayor duración implica mayor coste
• Los Participantes. Las personas que participan en la reunión. Mayor número de participantes, mayor coste
• Otros. Por ejemplo viajes necesarios para la reunión o materiales o incluso el coste de organización. Depende de cada reunión

Como hay muchos factores, vamos a suponer que nos centramos en el tiempo y los participantes porque es lo más sencillo. El coste de la reunión está directamente relacionado con el sueldo de los participantes y el tiempo que le dedican a la reunión. Por eso, lo primero es calcular el precio/hora teniendo en cuenta:

• El sueldo anual. Incluyendo todos los aportes (coste laboral a la empresa)
• Las horas trabajadas. Normalmente vienen dadas por convenio (o desde tu agenda)

Ya que soy español, vamos a hacer el ejercicio con una reunión de españoles (o bueno, que trabajan en empresas en España). En España el INE hace una encuesta sobre el coste laboral trimestral que, si te lees los resultados del 2T de 2023 verás que, de media los datos son:

• Coste Bruto Mensual⁴. Unos 3.000 EUR⁵.
• Horas Efectivas Mensuales. Unas 35h/semana, o sea, 140h al mes

Con estos datos, el coste por hora es 3.000 / 140 -> 21 € . Yendo al informe, son en concreto 23,22⁶. Por eso, puedes usar 25⁷ € / hora como el precio/hora medio en España.

Es decir, una reunión de 4 españoles y de una hora⁸ son unos 100 € ( 4 * 1h * 25 €/h ). Al menos, porque habría que usar el sueldo real de los participantes, que puede ser mayor y los problemas habituales del antes y después, que tienen un coste en tiempo. Todas las reuniones duran más de lo que piensas.

La ventaja de ser conscientes del coste es que es fácil evaluar si la reunión merece la pena. Es decir, su rentabilidad. Incluso decidir si tiene sentido la reunión porque sólo serviría si el valor de la reunión es mayor que el coste de tenerla. Parece de sentido común, pero viendo la cantidad de reuniones inútiles a las que asistimos, hay que recordarlo.

Y nada más, recuerda anticipar los problemas de las reuniones  y así sabrás cuanto te costará la próxima (y si merece la pena tenerla).

Notas: