El principal problema de las reuniones es que te quitan tiempo. Pero es que además, cuestan dinero. Para calcular cual es el coste de una reunión hay que tener en cuenta diferentes factores:

• El Tiempo. La duración completa [1] de la reunión. Mayor duración implica mayor coste
• Los Participantes. Las personas que participan en la reunión. Mayor número de participantes, mayor coste
• Otros. Por ejemplo viajes necesarios para la reunión o materiales o incluso el coste de organización. Depende de cada reunión

Como hay muchos factores, vamos a suponer que nos centramos en el tiempo y los participantes porque es lo más sencillo. El coste de la reunión está directamente relacionado con el sueldo de los participantes y el tiempo que le dedican a la reunión. Lo ideal es calcular el precio/hora teniendo en cuenta:

• El sueldo anual. Incluyendo todos los aportes (salario bruto anual)
• Las horas trabajadas. Normalmente vienen dadas por convenio (o desde tu agenda)

En el caso típico de un español[2] son 18 €/h. Por ejemplo, una reunión de 4 españoles y de una hora [1] son unos 70 ( 4 * 1h * 18 €/h ). Pero haciendo un cálculo más exacto podrían ser casi 700 €. Depende mucho del sueldo de cada participante y otros costes extras. Para simplificar se suelo considerar un precio/hora medio de los participantes (o sueldo y horas año).

La ventaja de ser conscientes del coste es que es fácil evaluar si la reunión merece la pena (su rentabilidad). Sólo si el valor de la reunión es mucho mayor que el coste de tenerla. Parece de sentido común, pero viendo la cantidad de reuniones inútiles a las que asistimos, hay que recordarlo.

Para ayudar a concientizar sobre el coste de las reuniones, hay dos sitios web (en inglés) muy interesantes que te permiten saber:

• ¿Cuánto estamos Gastando?. Meeting Tracker te permite calcular cuanto está costando la reunión. Es ideal arrancarlo al principio (si tienes una pantalla visible)
• ¿Cuanto costó?. MeetOrDie calcula cuando costó y te da un histórico de reuniones. Es genial revisar los comentarios

Pero es que además puedes comprar por 25 USD un reloj calculador (en inglés) que te permite ponerlo encima de la mesa y calcula lo que está costando la reunión. Un regalo genial para los jefes (y empleados)

Ya, ya, está todo en inglés. Pues por eso me dio por programar un calculador de coste de la reunión en español. Sólo hace falta que sepas el tiempo, el número de participantes y los sueldos aproximados (o el precio/hora), y nada más ... ya puedes calcular el coste de una reunión (o estimar cuanto costará)

Y nada más, recuerda anticipar los problemas de las reuniones (el antes/durante/después) y así sabrás cuanto te costará la próxima

Notas:

[1]. En realidad yo, en mi agenda, calculo como tiempo de reunión desde que dejo mi puesto de trabajo hasta que me reincorporo. Incluso añado el tiempo de preparación y documentación de la reunión (utilizo un weblog) si soy el que la organiza. Ojo a estos costes ocultos, porque una reunión de 1 hora puede suponer, por ejemplo 2 horas de trabajo (una de reunión y una de desplazamiento)

[2]. En España el INE hace una coste laboral trimestral que, si te lees el resultados del 3T de 2010 verás que, de media en España los datos mensuales son (se podría hacer con el anual, pero no encontré la encuesta):

• Salario Bruto Mensual. Unos 2.400 euros
• Horas Efectivas Mensuales. Unas 36h/semana, o sea, 144h al mes

Con estos datos, el coste por hora es 2.400 / 144 = 17 € Leyendo el documento se dan otros datos de precio/hora (19,28 y 15,66). Por eso, utilizo habitualmente 18 € / hora como el precio/hora medio en España