La verdad es que no es tan fácil tener un buen plan para tu proyecto. Sobre todo porque no puedes saber al 100% lo que va a pasar. Al final es una cuestión de equilibrio con toda la información de la que dispones en cada momento. De todas formas, y desde mi experiencia concreta, estos son diez errores comunes en un plan de proyecto:
- Leer el Plan lleva más de 5 minutos. Aunque parece frívolo (hay planes muy complejos), un plan que no se pueda leer (al menos lo importante) en 5 minutos pues nunca se lee. Otra cuestión es adjuntar la información de detalle en anexos.
- Falta una de las variables del proyecto. Un Plan NO es un Cronograma o un Inventario de Compras o una lista de actividades. Deben estar las tres.
- Se confunde la actividad con el objetivo o con el indicador. Es decir, demasiada importancia a las actividades perdiendo de vista el proyecto en general.
- Burocracia. Demasiada información que no sirve para nada, mucha literatura o demasiado detalle que puede ir en anexos. Información que no sirve para tomar decisiones
- No se puede medir el proyecto, no hay datos o indicadores. Hay planes que no tienen datos, indicadores o forma de medir el avance y éxito del proyecto
- No hay responsables, o también el que hace el plan luego no hace el seguimiento. Esto es un problema porque cuando las cosas van mal no sabes a quien exigir.
- No facilita el seguimiento. Hay planes muy bien hechos y completos, pero que luego es muy difícil seguir. Puede estar relacionado con la burocracia o con la falta de responsables, pero sobre todo porque el proyecto avanzará y no habrá información (o es difícil conseguirla). Un plan que no se usa, ni se actualiza, no sirve.
- Demasiada importancia a la metodología. Cada proyecto es un mundo y la complejidad varía mucho, pero hay conceptos básicos en la gestión de proyectos que son independientes de la metodología. El uso de una metodología concreta no garantiza una buena planificación ni el éxito del proyecto.
- Demasiada importancia a los formatos. Relacionado con el anterior, a veces se abusa del formato de presentación (hoja de cálculo, o documento de texto, o software Project o …) perdiendo de vista la importante: alcance, plazos y presupuesto ¿Ya lo dije?
- Demasiado complejo. Una cosa es que el proyecto sea complejo (imagínate una central nuclear) y otra su gestión. Un plan demasiado complejo de entender llevará a problemas en el seguimiento porque dificultará la toma de decisiones. Cuando te enteras de que tienes un problema, es demasiado tarde.
Con estos síntomas, a la hora de revisar un plan me hago las siguientes preguntas, después de 5 minutos de lectura:
- ¿Me dio tiempo a leerlo? Sencillez
- ¿Sé qué se va a hacer, en qué tiempo y a qué coste? Variables del Proyecto
- ¿Puedo medir el éxito de los objetivos? Indicadores
- ¿Es fácil y rápido hacer el seguimiento? Seguimiento
- ¿Está claro el responsable? Responsable
Actualizado del original