Para enviar, almacenar e imprimir documentos (archivar en digital) lo mejor es utilizar el formato PDF. Tiene muchas ventajas:

1. Tienes un archivo listo para imprimir
2. Es multiplaforma (se ve igual en diferentes dispositivos)
3. No se modifica (fácilmente)
4. Unifica los formatos (imágenes, tablas, cuadros ...)
5. Es estándar y gratuito

¿Cómo paso un archivo a PDF?

Necesitarás un software que te ayude a exportar los formatos de archivo editables (textos, imágenes, tablas, etc) a PDF. Y se suelen dar dos situaciones:

• Un sólo documento. P.ej. un documento con tablas e imágenes
• Varios documentos. Necesitas convertir varios documentos a un solo PDF (un solo archivo)

Este último supuesto es el habitual cuando se escanean documentos, porque los escáner generalmente extraen una imagen por hoja. Es decir, un documento de 10 hojas al escanearlo, te da 10 imágenes. Pero lo que necesitas es tener un sólo archivo PDF. Pero lo primero es pasar documentos a PDF.

Usando el Sistema Operativo

La opción ideal para windows es la instalación de una impresora virtual en el sistema (3 Alternativas). De esta manera cuando envío el documento a imprimir lo convierte en un archivo PDF y lo guardo.

En Mac OS X y Linux es mucho más fácil. El sistema ya tiene integrada la opción de guardar como PDF (Imprimir a ...)

Usando Ofimática

La segunda opción es utilizar una suite ofimática. La funcionalidad suele estar integrada en la barra de herramientas (exportar a o imprimir ). Yo recomiendo LibreOffice que lo trae de serie pero MS Office 2007 también tiene la función instalando un extra

Y una tercera opción es utilizar Google Drive (servicio ofimático online de Google) que permite descargar el documento en formato pdf (o al imprimir).

Haz la prueba cualquier opción es válida y te va a ahorrar mucho tiempo

Varios Documentos

Y para juntar varios documentos en un solo, pues se complica un poco. En Windows se puede utilizar Pdf Merge o la solución profesional de Adobe. Pero con varias hojas escaneadas lo que yo hago es:

1. Creo un documento
2. Inserto una imagen por página
3. Imprimo a PDF el documento

El único inconveniente es si queremos modificar el archivo. Puede hacerse con Adobe Profesional o por ejemplo con LibreOffice. Pero modificar archivos PDF es un poco rollo.

Y otras alternativas que utilizo para combinar varios documentos (sean pdf o no):

• En Mac: usando automator (creo una aplicación)
• En Linux: Pdf Mod o pdftk

Visor on-line PDF

Otra ventaja del formato pdf es que, al ser estándar y multiplataforma, generalmente puedes ver el pdf en el navegador (sin instalar nada).

En resumen, usa el formato pdf para:

• Enviar adjuntos al correo electrónico
• Archivar en Digital
• Imprimir (y ver antes como queda)

Actualizado del original