Estuve la semana pasada dando un pequeño taller de 3 horas sobre el buen uso de un procesador de textos. La idea era enseñar y fortalecer el uso de un procesador de textos [1] en nuestro equipo de trabajo. Se titula Usar Bien un Procesador de textos (Notas en PDF) y las dos competencias básicas que enseño son:

• Aprender a Estructurar un documento (Escribir Bien)
• Usar una función avanzada (potente, simple y útil) (Combinar Datos y Documento)

Este es el primer artículo y también publiqué la segunda parte

Estructurar un Documento

Escribir Bien

Antes de nada hay que reflexionar sobre qué significa escribir bien. Parece sencillo, pero no lo es. Las competencias sobre escribir y leer (bien) las vamos trabajando desde la educación infantil, pero algo pasa, que no terminamos de aprenderlas bien. No hay tantos profesionales que sepan escribir bien [2]. Un documento bien escrito es el que facilita el trabajo al que lo recibe (información y acciones a tomar). Los principios de una buena comunicación se pueden resumir con las reglas nemotécnicas de las preguntas 5W + H y de las 4 Cs (claro, conciso, concreto, coherente). Y para eso, da igual el papel, que el software. Primero hay que escribir bien en papel y luego aprender a utilizar software (no al revés). Pero el software puede ayudar a escribir bien.

El Software

Este tipo de software se llama procesador de textos y se desarrolló como una herramienta para ayudar en la edición de textos (modificar, dar formato, ...) y para archivar o imprimir, aspectos que con el papel no es tan fácil de resolver. Y aunque ya se utilizaban en los años 60 (RunOff), se comienzan a utilizar de forma continua desde mediados de los 80 con el desarrollo de la informática personal (Word se crea en 1983). Lo habitual hoy en día es utilizar lo que se denomina WYSIWYG, es decir, se imprimirá (más o menos) lo que se ve en la pantalla. En cualquier caso, el software es una herramienta, y de procesado de texto hay muchísimos (Complete Comparison). Los que yo recomiendo son LibreOffice Writer (ex-OpenOffice) para el escritorio y Google Docs para utilizar con un navegador. Sin embargo, el más utilizado es Microsoft Word. El software ayuda en el proceso de creación del documento para hacerlo en menos tiempo y mejor

Proceso de Creación

El proceso a la hora de crear un documento debería ser [3]:

1. Estructura. El Esquema
2. Contenido. El Texto
3. Formato. Los Estilos

De las cinco preguntas W, quizá la más importante es Why (porqué) o también denominada What For? (Para qué). Según el objetivo del documento, se optará por un tipo u otro (carta, informe, certificado, tabla, ...), pero el proceso de creación es siempre el mismo.

Estructura

Para ayudar con la estructura, el procesador de texto permite asignar a un texto una categoría. Es decir, podemos estructurar todo el documento y ver rápidamente un esquema de todo el texto, según su categoría. Los típicos elementos son los títulos, las listas y los párrafos, los títulos (o encabezados) están organizados jerárquicamente, es decir, un título1 contiene uno o varios título2, un titulo2 uno o varios titulos3 y así sucesivamente. Aunque esto se denomina típicamente aplicar un estilo, en realidad es aplicar una categoría a ese texto. Otra cuestión es que cada categoría tiene asociado un formato (que se llaman estilos). De esa manera el proceso más habitual para estructurar bien un documento es:

• Definir los párrafos de texto como Normal o Predeterminado
• Definir los encabezados como títulos (según su jerarquía, titulo1, titulo2 ...)
• Definir las listas (viñetas o numeración)

Con estos tres elementos se resuelven la mayor parte de los elementos de un documento. Un documento estructurado debería tener todo el texto definido con un estilo que refleje la estructura que queremos para el documento. De hecho, si no se hace, el software lo hará de forma automática y probablemente la estructura no es la que queremos. Si el documento está bien estructurado es muy fácil ver un mapa del documento (o navegador en OpenOffice) donde es fácil acceder a cualquier elemento del documento.

Contenido

Una vez definido el esquema/estructura es fácil comenzar a rellenar con texto, es decir, desarrollar cada uno de los temas. Es la fase del contenido, aquí es donde está la clave de escribir bien. Para la edición de texto hay muchísimas herramientas (generalmente agrupadas en el Menú Edición) pero lo importante es saber editar el texto (cortar/copiar/pegar) Y cuando lo único importante es el contenido, se habla de una plantilla, es decir, un documento donde sólo cambia alguna parte del texto (la estructura y el formato es siempre el mismo).

Formato

Y por último está la fase del formato. Esta fase no es imprescindible y hay que utilizarla sólo si aporta algún valor. Con el software es muy fácil darle formato a un documento (a los caracteres, a los párrafos, a las páginas) y por eso mucha gente abusa del formato. Es fácil ver documentos sobrecargados de formato pero que no sirven para nada. El formato debe ayudar a entender el documento y facilitar su lectura.

El uso del formato en un documento se puede hacer de forma sencilla en tres ámbitos:

• Las Negritas. Para resaltar las palabras o ideas clave de cada párrafo
• Los Espacios. Sean horizontales (sangrías), verticales (interlineado o entre párrafos) o de página (márgenes). Sirven para dar claridad y estructura al documento
• Las Listas. Sean con iconos (viñetas) o numeradas (para dar un orden). Sirven para destacar elementos de una lista

La idea es sencilla: usar el formato para facilitar la lectura. Cuando tenemos poco tiempo no leemos sino que escaneamos lo importante del texto. Por eso se estimula el escaneado (leer a saltos) en las técnicas de lectura rápida). Para aplicar formato a un texto las posibilidades son casi infinitas y se encuentran agrupadas en el Menú Formato. Y es ahí donde surgen los Estilos. Un estilo es un conjunto de propiedades de formato al que asignamos un nombre. Es decir, Titulo1, además de ser una categoría de un texto, tiene asignado el Estilo Titulo1 que consta de diferentes propiedades (fuentes, aliación, colores, bordes, tabulaciones, ...). Los estilos tienen dos grandes ventajas:

• Agrupan diferentes propiedades bajo un mismo nombre
• Facilitan la aplicación de formato

Además, por estas ventajas, en los procesadores de texto, estilo y estructura suelen ir de la mano. Pero es importante entender la diferencia. Se pueden utilizar los estilos predeterminados, crear algunos nuevos o incluso modificar los que ya están. Yo recomiendo modificar los que ya tiene el documento para mantener un orden. Es muy fácil, tanto en OpenOffice como en en MS Word. Para entender mejor el proceso de creación de un documento, puedes revisar la evolución del siguiente documento (es el texto de este artículo):

1. Documento en Texto Plano (pero organizadito)
2. Ver el Documento Estructurado (en Google Docs aplicando estructura)
3. Modificar los Estilos y aplicarlos al documento (yo lo hice en LibreOffice)
4. Y dos ejemplos: este o este (sólo cambié los estilos [4])

En fin, espero que el artículo te ayude a escribir mejores documenten menos tiempo (y también correos electrónicos

La segunda parte del taller es la de combinar correspondencia, es decir, crear varios documentos desde un documento plantilla que toma datos de una tabla.

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Notas:

[1]. Normalmente se habla del Word y no de un software que procesa textos. Eso es porque es el más utilizado, pero ni es el mejor ni es el que yo recomiendo. Pero da igual, lo importante es aprender a gestionar textos y no Aprender a Utilizar Word (o cualquier otro). Lo importante no es la herramienta, es la persona.

[2] En el ámbito profesional, escribir bien se relaciona con la productividad. Cuando un documento está bien escrito se tarda menos (mucho menos) en entender la información (el mensaje) y las acciones (si hay que hacer algo) a tomar. El punto es facilitar el trabajo al que recibe el documento aportando la información que necesita. No se trata de poesía o una novela (a veces lo parece) donde el objetivo es otro.

[3] En realidad, por la falta de tiempo, los documentos se comienzan por el contenido. A medida que se va complicando el documento se comienza a pensar en estructurarlo (para que sea claro). Es decir, cuando nos piden hacer un informe nos ponemos a escribir sin pensar, para más tarde darnos cuenta que hubiera sido mejor pensar un poco primero y luego escribir.

[4]. La idea es demostrar que es fácil y rápido cambiar los estilos, no que soy buen diseñador gráfico :-)