Planificación de un Proyecto

Todos los proyectos necesitan de un plan (y sobre todo de un seguimiento). Depende mucho del tipo de proyecto (complejidad, tipo o duración) pero los conceptos son similares. De los errores más comunes, el principal suele ser la burocracia. Pero para dirigir un proyecto necesitas entender que es importante:

• La Persona: ordenar, aprender y acompañar
• Las Funciones: planificar, controlar e informar

Uno de los errores comunes al principio es confundir objetivos y actividades. Lo más sencillo es describir actividades, incluso se pueden organizar jerárquicamente (técnicamente se llama EDT o WBS) es decir, descomponer el trabajo en tareas. Eso es lo fácil. Lo difícil es que esas actividades cumplan tus objetivos: cumplir en plazo y presupuesto el alcance del proyecto. ¿Porqué? Porque generalmente es difícil determinar:

• Como medir el éxito del proyecto: ¿objetivos?
• Como medir la relación causa efecto: Actividad » Objetivo

El plan debe contener las actividades y los objetivos de forma clara. Se tiene que ver su relación. Debe haber una lógica: cumpliendo tales actividades se cumple tal objetivo. Lo importante es el proyecto y sus objetivos, no una obsesión por las tareas y actividades en sí (sólo sirven si logran el éxito del proyecto). De hecho es muy probables que las actividades cambien una vez comience la ejecución.

Un indicador es un dato objetivo que permitirá:

• Medir el impacto de una actividad
• Medir el grado de éxito de un objetivo

Generalmente es un número, pero no tiene porqué. Sin indicadores no sirve de nada la planificación porque no hay forma de medir si va bien o mal. Es importante pensar en buenos indicadores que de forma general deberían conseguir ciertos equilibrios:

• Precio vs Precisión. Lo ideal es lo más barato posible a una precisión razonable
• Disponibilidad vs Precisión. Lo ideal es tener el indicador lo más rápido posible porque permite anticipar decisiones.

Los indicadores deben estar en los informes de seguimiento. Sirven para medir el estado del proyecto (actual) y su relación respecto al plan previsto (seguimiento). Es también una forma de relacionar actividades y objetivos. El indicador principal es el que determina que la tarea se completó y se suele denominar hito del proyecto.

A veces pensamos que el cronograma es la planificación, pero en realidad es algo más. Claro que es una herramienta importante pero a la hora de planificar lo importante es asegurar el plazo final, gestionar los tiempos intermedios (estimación de actividades e hitos) y entender la diferencia entre duración y esfuerzo:

1. Los Tiempos del Proyecto: Para entender los diferentes tiempos de un proyecto
2. El Problema de Gestionar Mal los Plazos: sobre los errores en la estimación y planificación
3. La Duración y El Esfuerzo. Para entender bien la diferencia y quien hace la estimación
   

El presupuesto es el plan de la variable dinero (y recursos). Lo ideal es un presupuesto por actividades donde cada actividad tenga su presupuesto. De esta forma se podría saber el presupuesto por objetivo, o por diferentes niveles de actividades si están jerarquizadas. También se suele hablar por partidas generales o, en más detalle, según los planes de contabilidad. Da igual, la cuestión es saber a donde va el dinero.

El informe de seguimiento es sencillo, debe contener el seguimiento de las actividades o partidas y, si es necesario (lo habitual) proponer un nuevo presupuesto. Sirve para controlar la variable dinero

Mi experiencia en dirección de proyectos es amplia y he dirigido también proyectos de ayuda al desarrollo. En ese caso particular se utiliza una metodología que se llama El Marco Lógico y está orientada a la participación de los beneficiarios en la formulación, es decir en la planificación inicial.

Se incluyen los resultados dentro de la lógica del proyecto y objetivos específicos (objetivos a menor nivel de detalle), obteniendo así una Matriz de Planificación. El cronograma y el presupuesto va aparte, en lo que se denomina POA (Planificación Operativa Anual) donde se mezcla la matriz de planificación, los recursos humanos y el cronograma.

Pero básicamente, los conceptos son los mismos. En los proyectos sociales se trabaja con personas (beneficiarios) y eso implica que la planificación no es tan sencilla porque son procesos de transformación más complejos. Es mucho más fácil construir un edificio que cambiar la vida de una persona. Por eso, es necesario un buen seguimiento y quizá para eso la mejor herramienta no es el POA ni la matriz de marco lógica. Los proyectos sociales son de los que más sufren de una burocracia enfermiza

Lo importante, en cualquier tipo de proyecto, es tener claro:

• el alcance (objetivos)
• cuando se va a hacer (cronograma) y ...
• cuanto va a costar (presupuesto)

Y eso ajustarlo a los formatos de la metodología que te pidan.

Voy a poner algunos ejemplos de lo que hemos visto hasta ahora: objetivos, actividades e indicadores. No me paro con los cronogramas o con los presupuestos porque es más sencillo. En la tabla siguiente se pueden ver 5 ejemplos, relacionando objetivo » actividad » indicador.

La relación de indicadores y objetivos es sencilla: el objetivo debe dar un indicador a cumplir. En el ejemplo anterior podríamos definir nuestros objetivos de diferentes maneras:

• 90 emails
• El 90% de los empleados
• 2 delitos
• percentil 75% con nota mayor a 8
• 2 enlaces

El uso del concepto de percentil es muy interesante para definir indicadores de objetivos (o actividades).

Con estos conceptos ya puedes preparar tu plan de proyecto. Aunque es muy común cometer errores y descentrarse se trata de tener tres cosas claras:

• Definir bien las variables (el triángulo de ejecución)
• Sencillo y fácil de actualizar
• Con buenos indicadores

Todo eso puede entrar en menos de 4 hojas e incluso en 1 principal con un cronograma y un presupuesto. Recuerda que hay que simplificar: menos és más

Para planificar un proyecto no hace falta ningún software y se puede hacer sin ningún problema en papel. Claro que el software ayuda, pero un error común es pensar que el software planifica. Y no, quien planifica es la persona. El software es simplemente una herramienta (muchas veces muy útil)

Puedes ver el artículo Software en la Gestión de Proyectos

Lo ideal es hacer un buen curso pero alguna información por si quieres profundizar:

• Mis artículos sobre Gestión de Proyectos y Gestión del Tiempo
• 5 Libros que recomiendo
• Plantilla de Ejemplo para un Plan de Proyecto
• Una Plantilla Ejemplo de MS Project
• Fases de un proyecto (con humor)