Muchas veces, en una oficina[1], necesitamos utilizar calendarios compartidos. Es decir, compartir información de fechas y eventos. Así, varias personas pueden ver la información de eventos de forma centralizada. Ya no hay que andar diciendo la hora de la reunión o si la visita es el martes o el miércoles. Simplemente hay que ver el calendario. Y hoy en día, con ordenadores en la mano, es más fácil hacerlo. El problema es que, aunque hay un estándar, cada sistema tiene sus trucos.

Pero en cualquier sistema, lo primero es entender que, como en cualquier servicio web, hay dos tipos de usuarios:

1. Sólo lectura. Puedes leer el calendario y todos los eventos, pero no puedes modificarlo. Es el usuario normal.
2. Administración. Además de leer puedes crear y modificar eventos. Es un usuario especial.

Para empezar, lo ideal es que una persona sea administrador (crea el calendario y crea y modifica eventos) y el resto simplemente leen. Pero también podrían existir varios administradores.

Compartir un Calendario (la web)

Una de las ventajas de usar calendarios on-line es poder compartir la información. Además la información debe estar sincronizada entre todos los dispositivos para que la información esté centralizada. Necesitamos utilizar el calendario desde el escritorio (computador) y en movilidad (dispositivos portátiles). Centralizar es la primera ventaja de usar servicios internet

Y entonces ¿cómo puedo tener un calendario compartido para mi oficina? Lo primero es crear un calendario:

• Decido qué servicio usar (yo recomiendo Google Calendar[2]) y ...
  
• Creas un calendario nuevo (por ejemplo)
• Añado los colaboradores y permisos[3] (por ejemplo)

Y una vez que tenemos un calendario creado, tenemos que publicarlo y es tan fácil como encontrar[4] el URL (el enlace web) del calendario.

Consultarlo en movimiento

Con los smartphones y tabletas es muy común utilizar el calendario del dispositivo en vez del navegador web (que también valdría). También podrías usar un cliente de calendario para PC (iCal, Outlook o Thunderbird, p.ej). Las ventajas son:

1. Es más rápido
2. Es más fácil verlo (se integra en los calendarios que ya tienes)
3. Tiene algunas funcionalidades extra (por ejemplo notificaciones)

Para eso hay que configurar el calendario del dispositivo para que se sincronice con el servidor de calendarios. Dependiendo del servicio que uses puede ser más o menos complejo, por ejemplo así se hace si usas Google Calendar o si usas Fruux (inglés)

Y además tendrás que seleccionar qué calendarios sincronizar (puede haber más de uno).

Lo más usado (en el trabajo)

Lo más habitual en el trabajo es usar calendarios desde Outlook (o con Blackberry). Se basa en sincronizar con Microsoft Exchange (el servidor) y Outlook (el cliente). Aunque Outlook y Blackberry son productos buenos y muy probados, tienen varios inconvenientes:

• Cuestan Dinero
• Son Cerrados (necesitas Windows y Blackberry)
• Son menos flexibles (a veces no puedes adaptarlos a tu necesidad[5])
• Difícil acceso vía web (ahora más fácil con office.com)

En cualquier caso da igual el software porque hay muchísimas herramientas más. Lo importante es que compartir los calendarios en la oficina sea fácil, cómodo y útil y, si puedes escoger, utilizando estándares abiertos (calDAV) para poder usar cualquier software

La Seguridad

Hay que resaltar los posibles problemas de seguridad en el acceso a la información. Tanta facilidad para acceder al calendario de tu oficina desde cualquier parte (fuera de la red de la oficina) tiene un coste y es que la información es más vulnerable. Es el mismo riesgo que para cualquier servicio web (mail, calendario, contactos, documentos, etc) pero es importante tenerlo en cuenta. Es un equilibrio entre la facilidad de uso y el valor de esa información.

Para información muy muy valiosa lo mejor es no utilizar servicios web. Pero yo creo que el riesgo merece la pena (en general)

El Ejercicio

Pues nada, ¿a qué esperas para proponerlo en tu oficina? Habría que ir poco a poco porque es un proceso:

1. Creas un Calendario. Mejor empezar con poca gente (p.ej 2 o 3)
   
2. Lo publicas. Tanto vía web (URL .html) como suscripción (URL .ics)
   
3. Pruebas el Funcionamiento

Y ya estás listo para probarlo con más calendarios (no tiene porqué ser sólo uno).

Notas:

[1]. O en casa, o con un grupo de amigos, o en un proyecto personal.

[2]. Como datos más técnicos, el software que utilices debería poder usar el protocolo CalDAV (y el formato Icalendar, es decir archivos .ics). Usar MS Outlook es lo habitual, pero un problema porque no acepta el estándar (necesita un software especial denominado conector).

[3]. Hay que decidir sólo si el usuario puede leer o algo más (crear y modificar).

[4]. Simplemente necesitas el enlace (URL) del calendario público. También puede ser un enlace privado (sólo para los que tengan ese enlace). Depende del software que utilices pero generalmente lo encuentras en las propiedades del calendario. Es muy fácil si es con un usuario del mismo servicio (por ejemplo entre usuarios Google) pero se puede complicar entre usuarios de diferentes servicios.

[5]. Un ejemplo es que Outlook no puede importar un calendario calDAV (por ejemplo desde Google Calendar) de forma transparente (hay que realizar ciertas configuraciones extra).