Informes de Seguimiento (Técnico, Económico y FFVV)

Informe Oficial

En ayuda al desarrollo el informe obligatorio es el informe oficial. Su formato y contenido depende de lo que proponga el financiador (Ver Normativas) y del tipo de proyecto (duración y presupuesto). En general suele ser un informe:

• Anual. Si es de varios años se entregará anual aunque es frecuente encontrar periodicidad semestral
• Normativo. Se usan formularios oficiales, con sus apartados y tablas.
• Costoso. Es un informe pesado y se suele tardar mucho tiempo en prepararlo y más si se deja todo para el final.

El informe oficial se entrega según los plazos marcados en la normativa correspondiente

Informe Interno

El informe interno no es obligatorio. Depende mucho de las instituciones. Sin embargo, yo creo que es el más importante porque ayuda al seguimiento (la toma de decisiones) y fortalece al socio local (durante el proyecto y a futuro). Las características de este informe deberían ser:

• Mensual. Para no dilatar las decisiones y para adelantar el control de indicadores (no esperar al final)
• Personalizable. Es decir, utilizar un formato que sirva a las necesidades reales. A mí me gustan tablitas simples con varios indicadores (máximo 15 o 20).
• Barato. Se trata de obtenerlos de forma ágil y rápida (¿1h al mes?). Se trata de simplificar y controlar, no de que sea perfecto.

En resumen es mejor tener buena información todos los meses que perfecta información nunca (o sólo al final del proyecto). El informe se tratará de ir mejorando de forma continua

El objetivo del informe técnico es contar la situación del proyecto. Técnicamente serían dos informes: el de alcance (lo que hay que hacer) y el plazo (situación del cronograma). Debería contar el avance del proyecto y resaltar donde están los problemas (que siempre hay).

Informe Interno

El más sencillo. Se trata de tener los datos de los indicadores principales (máximo 15) y que en una hoja se pueda ver la situación del proyecto. Hay dos indicadores que me gusta tener siempre:

• % Avance de la Ejecución. El más difícl de obtener (por eso la gente se lo inventa) pero que es importante. Yo lo pongo según las FFVV[1], es decir, si tengo que construir 20 casas, y hay 10 construidas (con todos sus papeles) el indicador es 10/20 = 50%[2]
• % Avance del Cronograma. El cálculo es automático [3]: días de proyecto / días totales. Es decir, un proyecto de un año (365 días), en el mes 1 (30 días) estará en su 30/365 = 8% de avance.

La ventaja de estos dos indicadores es que permiten comparar fácilmente qué se está haciendo (el alcance) vs cuando hay que hacerlo (plazos). Idealmente deberían ser iguales. Por ejemplo con los datos anteriores, si 50% > 8% indica que el proyecto va bien (he hecho más del tiempo que tenía), pero lo normal es que sea al revés. Es un ratio muy simplón pero a mí me es útil y todo el mundo lo entiende.

Y nada más, así de sencillo: una tablita, por meses, con indicadores de avance según resultados (esto es lo que técnicamente se llama usar KPIs

Informe Oficial

Es el más rollo. Toda la información se basa en la Matriz de Planificación del marco lógico (Objetivos, Resultados, Actividades, Indicadores y F.V.). El Marco Lógico es una buena herramienta para el diseño de proyectos que incluyen participación pero muy mala para el seguimiento. En cualquier caso, independientemente del formato que utilice el financiador, se busca:

• Informar sobre Objetivos:
  • Revisar Indicadores de los Objetivos
  • Documentar los Indicadores con Fuentes de Verificación
• Informar sobre Resultados y Actividades:
  • Revisar Indicadores de los Resultados
  • Organizar F.V. (en anexos y con códigos)
  • Descripción breve de cada Actividad
• Descripción y Valoración de Actividades (por Resultado)
  • Aportar datos y valoración (objetivo, sin literatura)
  • Ajustarse al período del informe
• Burocracia Variada de la cooperación (que si transversalidad, que si planes directores, que si objetivos del milenio, etc, etc). Literatura

Si el informe interno mensual está bien organizado es mucho más fácil organizarlo al final, sólo es cuestión de describir la información. Además es importante no retrasarlos mucho, es decir, que una vez cerrado el proyecto no pasen más de 3 meses antes del cierre final.

Aunque depende del formato concreto, estas son unas recomendaciones prácticas para los informes oficiales:

• Texto Principal. Ideal 40 hojas (máx 60). Depende del tamaño del proyecto y el formulario. Pero cuanto menos y más claro, mejor. Piensa en quien lo va a revisar.
• Detalles en Anexos. Organizados y Codificados, por ejemplo Anexo 1-R1.3, sería el Anexo 1 del Resultado 1.3. Fácil de Identificar y permite simplificar el texto principal.
• Anexos Digitalizados. Estos anexos estarán en las FFVV convenientemente digitalizadas y organizadas.
• Dedicación. La menor posible (¿30 o 40h?), aunque al ser obligatario pues hasta que el financiador esté contento

Tristemente, aunque el proyecto haya sido un éxito, sino se cuenta en el informe final no sirve. Es algo que debería cambiar pero por lo que he revisado de las estrategias país no se va a simplificar esta burocracia

En resumen, para informar los datos técnicos del proyecto es mejor:

• Hacer el Importante: Un informe interno mensual sencillo.
• Hacer el Oficial. Cuando toque, y con la menor dedicación posible

El informe económico es el más importante para el financiador. El sector está organizado según la técnica CYA y es importante que la información económica esté actualizada, organizada y exacta (en la medida de lo posible). Será el que de más problemas y el que se revisa de forma más rigurosa.

Los formatos de tablas y/o cuadros se proponen en los formularios de seguimiento de cada financiador. En realidad yo utilizo mis propios cuadros pero tienen toda la información para que la persona que monta el informe final arme los cuadros oficiales y pueda haber una doble supervisión para detectar errores. En realidad yo personalizo con fórmulas los cuadros oficiales para que si hay cambios, todo se actualice automáticamente.

Por eso, para el informe económico practicamente no hago distinción entre informe interno y oficial.

Usar Hojas de Cálculo

Es importante usar hojas de cálculo. Si no se manejan bien, mejor dedicar un tiempo a aprender a manejarlas, especialmente funciones. Se ahorrará tiempo y la información estará mejor presentada. Aunque para la presentación final las tablas van en texto (word) no utilices un procesador de texto para manejar números

El informe incluye un conjunto de cuadros económicos, será un archivo de hoja de cálculo. Las tablas que yo tengo son:

• Listado de Facturas:
  • Con Fecha, Emisor, Concepto y Moneda de la Factura
  • Se añade Moneda del Presupuesto Final (p.ej. EUR)
  • Se añade el Financiador al que se imputa el Proyecto
  • Debería tener el Código de Actividad (si hay presupuesto por actividades)
  • Organizado por Partidas del Presupuesto (resumen y total)
  • Con un código de numeración de documento
• Balance de Gastos:
  • Seguimiento por partidas (en moneda presupuesto)
  • Efectuado en el Período y Acumulado (por financiadores)
• Flujo de Fondos
  • Movimientos de Divisas: obtener tipo de cambio medio ponderado
  • Movimientos Bancarios: saldos y resumen de cuentas

La única información que introduzco a mano en los cuadros son las facturas y las transferencias o cambios. El resto ha de ser automático. Además al tener la información mensual es fácil detectar posibles problemas por asignación de partidas, tipo de cambio, documentación de las facturas, etc. Lo ideal es tener informes 95% exactos y ajustarlo al final porque, en mi experiencia, es imposible tener informes económicos 100% exactos tanto por el contexto de los proyectos (continuos cambios) como por la normativa (por ejemplo debido al cálculo del tipo de cambio).

En cualquier caso es muy importante contratar a las personas correctas para el trabajo administrativo. Es una de las claves del seguimiento del proyecto.

Por último, puedes revisar datos concretos de mis proyectos. Además documenté mis propuestas para la simplificación administrativa de los proyectos. En realidad a mí me parece preocupante que todas las estrategias país para mejorar la eficacia y la calidad de la ayuda no incluyan simplificar el control administrativo, que al menos a mí, es lo que más tiempo me lleva.

Todos los datos del informe económico y técnico han de estar soportados por papeles. Es fácil mentir (o equivocarse) en los cuadros, pero si se dispone del material de soporte, es decir, de verificación, es fácil detectar los errores.

Las FFVV deberían cumplir las siguientes características:

• Digitalizadas. Nada de papel, lo ideal es disponer de archivos informáticos (Texto, Hojas de Cálculo, Fotos, Videos, etc) y los papeles firmados (contratos, listas de asistencia, etc) escaneados. Todo en formato PDF.
• Centralizadas. En un mismo lugar para todo el equipo, lo ideal es una carpeta compartida en Internet que sea fácil de actualizar.

Las ventajas de tener las FFVV digitalizadas son enormes:

• Menor Gasto en Papel. No se gasta tanto en papel y además, no hay que cortar tanto árbol.
• Menor Gasto en Envíos. No hay gastar en envíos postales ni embalajes ni fotocopias
• Fácil Almacenamiento. Tan simple como un DVD o un llavero USB
• Fácil Distribución. Es fácil obtener una copia impresa o reenviar cualquier documento
• Fácil Referencia. Si está bien organizada es fácil hacer referencia a un documento (título y carpeta)
• Fácil Búsqueda. Se puede buscar información de forma sencilla[< href="#nota_4">4]

En mis proyectos la única información que se envía en papel son las facturas (porque la ley lo obliga, ojalá simplifiquen algún día)

FFVV Técnicas

Las FFVV técnicas, generalmente están descritas en la matriz de planificación del marco lógico. Es mejor pensar en la planificación sobre materiales que se puedan digitalizar.

Hay muchos tipos de FFVV, las más comunes son:

• Documentos en Digital: Planes, Informes, Estudios, etc
• Material de Consulta: Direcciones Web, Documentos Oficiales, etc
• Papeles Firmados: Contratos, Listas de Asistencia,
• Material Multimedia: Fotos y Videos

Todas, salvo los papeles firmados, están ya en formato digital[5]

Ayudas Software

El buen uso del software es fundamental para el manejo de las FFVV digitalizadas. Es importante aprender antes de ponerse a manejar grandes cantidades de información. Es decir, comienza a montar tu sistema con 3 documentos, no con 1.000. Por eso lo ideal es irlo haciendo por meses, y probar el primer mes, que no habrá casi documentos.

Las ayudas software recomendadas y que yo uso son:

• Pasar Documentos a PDF. Para usar un estándar fácil de imprimir, almacenar y distribuir
• Escanear Documentos. Generalmente el escáner trae su software, pero yo recomiendo utilizar el celular siempre que la cámara sea > 3Mpx. Es fácil tomar la foto y pasarla al computador.
• Compartir Archivos en Internet, utilizando el servicio Dropbox. Fácil de Instalar, Configurar y Actualizar. Y gratis (para 2GB)
• Usar Servicios Web para centralizar y comunicar la información. Es decir para trabajar menos y mejor

Cuesta al principio pero luego va todo mucho más rápido. Otro aspecto importante es organizarlas bien, es decir, que sea fácil encontrar la información y que esté clasificada para su consulta

FFVV Técnicas

La organización depende mucho de cada proyecto, pero en general yo utilizo

• Carpetas por Objetivos y Resultados (o incluso Actividades)
• Uso de Códigos en las Carpetas. Por ejemplo OE1 / R1.3 / A1.8 serían las FFVV de la Actividad 1.8, que pertenece al Resultado 1.3 dentro el Objetivo Específico 1
• Uso de Buenos Títulos en los Archivos. El documento PDF ha de tener un título conciso, claro, concreto y coherente con el contenido. Y a mí me gusta sin espacios ni caracteres extraños. Por ejemplo, es mejor listado_asistencia_curso_B8.pdf, que lisAB8.pdf

Y todas estas carpetas, yo las pongo en una carpeta dentro de una que dice Info_Tecnica, para aglutinar toda la información técnica. Además, yo añado carpetas si hay información extra que no está asociada a resultados o actividades o que es transversal, por ejemplo la información multimedia. En cualquier caso, da igual la organización mientras sea fácil de consultar y revisar. Piensa en quien lo revisa y en facilitarle el trabajo.

FFVV Económicas

Las FFVV económicas tratan de demostrar los gastos descritos en los cuadros de de facturas y los movimientos bancarios. Los más importantes son:

• Facturas. Original y justificante del pago (o diligenciada y compulsada)
• Información Bancaria:
  • Extractos de Cuentas (Locales y Sede)
  • Justificantes Transferencias (Envíos y Recepción)
  • Justificantes Cambios de Moneda

Es muy recomendable, donde sea posible, utilizar banca electrónica, de esta manera es fácil imprimir en PDF directamente. Sino, se puede escanear la documentación que envía el banco. Toda la documentación bancaria puede enviarse digitalizada.

Las facturas es lo único en papel que hay que enviar al financiador (si son fondos públicos). Pero aunque se envíen en papel, recomiendo digitalizarlas desde el principio, si se hace poco a poco estará mejor organizado. Y hay que poner títulos adecuados y equivalentes a los cuadros económicos (la numeración)

Toda la información económica, yo la pongo en una carpeta que dice Info_Economica