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5 Artículos en Tecnología » Usar Ofimática
10 Errores Comunes en las Hojas de Cálculo

Las hojas de cálculo son quizá el software más utilizado en oficina. Y yo me suelo encontrar 10 errores muy comunes. Más que errores en realidad son hábitos que dificultan el uso. Porque al final una hoja de cálculo (como cualquier software) sirve para tomar decisiones. Cuando mejor diseñada esté la hoja de cálculo, más fácil va a ser trabajar y utilizarla. Estos son 10 errores típicos (para mí):

  1. Celdas Fusionadas. Varias celdas que se convierten en una, generalmente por cuestiones estéticas (para que se vea bien). Dificultan el borrado de filas o columnas o el cambio de diseño en la
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Tomar Datos externos dentro de un documento
En el taller de la semana pasada (Notas en PDF) , además del tema de escribir bien, enseñé una funcionalidad que, aunque es sencilla es muy potente. Es lo que se denomina generalmente Combinar Correspondencia (en inglés Mail Merge).

Esta herramienta permite, una vez definido el documento base (plantilla) cambiar sólo los datos especificados (campos) que se sustituirán por cada uno de los elementos de una tabla. Esta tabla estará en una hoja de cálculo. Esto soluciona diferentes situaciones comunes en el ámbito administrativo, por ejemplo:

  • Enviar 100 cartas a mi lista de direcciones (mailing)
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Escribir Bien con un Procesador de Textos
Estuve la semana pasada dando un pequeño taller de 3 horas sobre el buen uso de un procesador de textos. La idea era enseñar y fortalecer el uso de un procesador de textos [1] en nuestro equipo de trabajo. Se titula Usar Bien un Procesador de textos (Notas en PDF) y las dos competencias básicas que enseño son:
  • Aprender a Estructurar un documento (Escribir Bien)
  • Usar una función avanzada (potente, simple y útil) (Combinar Datos y Documento)

Este es el primer artículo y también publiqué la segunda parte

Estructurar un Documento

Escribir Bien

Antes de nada hay que reflexionar sobre qué...

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Las Hojas de Cálculo
De todas las aplicaciones software que uso (y que enseño), quizá la que mejores resultados me da es la Hoja de Cálculo. La mayor utilidad que veo a las hojas de cálculo es que facilitan la toma de decisiones, es decir, permiten tomar decisiones en menor tiempo y con mayor exactitud (analizando los datos). ¿Porqué? Pues porque es un software que:
  • Facilita los cálculos (de números)
  • Organiza las Tablas (de texto)

La clave es saber qué hacer y qué camino tomar y para eso hace falta una herramienta para analizar y organizar los datos.

Por eso es el software más utilizando en las áreas de...

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Aprender Hojas de Cálculo
Hoy comienzo a dar un nuevo curso de Hojas de Cálculo para el CEFIM serán 5 clases de 2 horas cada una, entre 9 y 11 de la mañana los días 12, 14, 19, 21 y 26 de Mayo.

He actualizado algunas cuestiones del anterior curso, básicamente:

  • Ser más estricto con las actividades
  • Proponer el uso de software web (Google Docs o similar)
  • Hacer un examen final oral directamente en el computador